社内公募制度とは？運用の注意点、導入企業、プロセスの流れ、面接の質問内容を徹底解説！
企業の生存競争が激化する中、ビジネスパーソンの仕事に対する意識や価値観も変化しています。役職や報酬といった「外的要因」だけでなく、社員自身のやりがいといった「内的要因」も求められるようになりました。
こうした状況を踏まえ、社内公募制度や社内FA制度など、社員もモチベーションを維持しつつ、限られた人的リソースを最大限に活用できる方法が注目されています。本記事では、社内公募制度のメリットとデメリットを紐解き、人材獲得競争における新たな勝ち筋を解説していきます。運用する上での気をつけることも紹介していますので、ぜひお役立てください。
目次
社内公募制度とは？
社内公募制度とは、会社内部で各部署が人材を公募し、社員は自らの意思で応募することができるという、人事異動を決定する制度の1つです。
そもそも「公募」の意味は、“条件付き”で広く一般からヒトやモノを集めることです。そのため、社内公募制度は無条件でヒトを集める「募集」とは異なり、部署の設定する条件を満たした人材に応募権利が付与されるという制度です。
つまり、社内公募制度は、人手不足を原因とした“数”を求める募集ではなく、社員のキャリア形成の支援と部署の更なる組織強化を目的とした制度であることを理解しておく必要があります。
通常の人事異動では、経営陣・管理職・人事の間での組織調整の上で決定されることが多くあります。一方、社内公募制度では、社員自らの希望と各部署が設定した条件を照らし合わせて人事異動の決定を行います。応募社員と部署の管理職による面接／面談を実施するため、いわば社内転職と言っても良いでしょう。
類似する社内FA制度とは？
社内公募制度の類似制度として、社内FA制度があります。
FAとはフリーエージェントのことで、プロ野球でよく耳にする言葉です。プロスポーツにおけるFAとは所属チームとの契約を解消し、他チームと自由に契約を結ぶことができる状態のことで「自由契約選手」という意味を持ちますが、会社で使われるFAは直訳すると「組織に雇われない労働者」という意味になります。
「組織に雇われない労働者」と言われても、ピンとくる人はほとんどいないでしょう。プロ野球のFA制度を用いて説明すると分かりやすいです。
プロ野球では、FA権の取得に「活躍」と「試合数」という規程を設けており、それを満たした選手を対象に、他の球団への移籍交渉権を獲得できるというシステムです。
これを会社に置き換えると、FA権の取得に「成績」と「勤続年数」という規程を設けて、それを満たした社員を対象に、希望する部署への異動に向けた交渉権を獲得できるシステムと言い換えることができます。もちろん、規程は会社によって様々に設定することができて、「成績」や「勤続年数」に加えて、「資格」「能力」「実績」などを含めることも可能です。
社内公募制度と社内FA制度の違い
社内公募制度と社内FA制度はどちらも、社員の希望から実現する人事異動ですが、どのような違いがあるのでしょうか。
まず、社内公募制度は部署の公募に対して社員が手を挙げる「求人型」になります。一方で、社内FA制度は社員が自らの強みを部署に売り込む「求職型」の人事異動です。
社内公募制度では、部署は明確な基準を設定する必要があります。社内に適した人材がいなければ、社外から中途採用で獲得する方針に切り替えるなど、妥協のない人材獲得を目指すことが望ましいです。
社内FA制度では、部署の組織編成や経営戦略を考慮して判断していく必要があります。プロ野球でもFA権を取得したものの他球団が獲得に乗り出さなければ移籍は実現しないわけですから、部署の方針を優先するべきであると言えます。
制度運用で気をつけること
社内公募制度は、社員の希望する部署と、部署が希望する人材のマッチングであり、双方にとって有益な人事異動の手段であると言えます。だからこそ、制度を運用する上で気をつけることを理解していないと、社内のトラブルに発展してしまう可能性があります。本章では、社内公募制度を運用する上で注意すべきポイントを解説していきます。
■基本ルールの確立
■社員への周知徹底
■情報管理の徹底
■人事部門のフォロー
■基本ルールの確立
まずは、社内公募制度で人材を確保するための基本ルールを明確にする必要があります。先述したとおり、公募は “条件付き”の人事異動ですから、「募集の背景」「基本方針」「応募条件」などの揺らぐことのないルールを事前に設定することが望ましいです。
社内で完結する機会提供だからこそ、特に過去の人間関係による優遇や条件緩和はあってはならないことです。社内に不協和音を生じさせないよう、必ず事前に基本ルールを設定しておきましょう。
また、基本ルールを確立しないと、現在の部署に不満を持った社員がネガティブな理由で社内公募制度を利用し、社内の異動を繰り返す可能性が出てきます。「応募条件」には、現部署の在籍年数や必須経験を設定して、社内公募制度を活用できる社員を限定することもポイントです。
■社員への周知徹底
次に、「募集の背景」や「基本方針」を社員に周知する必要があります。メールや社内チャットツールを利用した通達も必要ですが、社員の理解を深めるためにも説明会を開催することが望ましいです。
とにかく、社員の好き嫌いで社内異動を促進するのではなく、社員のキャリア形成を考慮した適切な環境を提供するための手法である点を理解してもらうことが重要です。さらに、応募条件や申請手続き、選考方法、選考時期を説明して、社員の質問にも的確に回答しましょう。社員が不安なく社内公募制度を活用できるように、社員への周知は丁寧に行うべきです。
■情報管理の徹底
そして、実際に応募があり社内選考が進む際には、個人情報の遵守には細心の注意を払いましょう。社内公募には選考がありますし、複数の社員が応募する可能性がありますので、社内異動が実現しない社員もいます。そのため、社内公募制度に応募していることが現部署の上司に知られてしまうことは、その後の人間関係を大きく左右するトラブルに発展する恐れがあります。応募社員の情報は、人事部と公募部署の責任者が徹底的に管理する必要があるのです。
■人事部門のフォロー
社内公募制度で人事担当者がフォローすべきは、「応募者」「異動先部署」「元所属部署」の3つです。
「応募者」に対する人事フォロー
「応募者」には、異動先部署の人間関係の構築に向けたフォローが必要です。これは、通常の中途採用で入社した社員へのフォローと同様ですが、同じ会社とはいえ異なる部分を細部にわたってフォローしていくべきでしょう。
また、社内選考で惜しくも落選してしまった社員に対して、選考後のフォローも必要になります。例えば、選考後に人事のフォロー面談を実施して将来のキャリア形成について相談機会を設けたり、面接官からのフィードバックを共有して仕事へのモチベーションに繋げたり、最後まで丁寧な対応が社員の心の切り替えを後押しするのです。
「異動先部署」に対する人事フォロー
「異動先部署」には、異動してくる社員のこれまでの活躍や人柄を伝えて、社員とのコミュニケーションを活発化させるための働きかけをする役目も担いましょう。社員同士の良好な関係は、仕事を遂行する上で心理的安全性の高まりを促し、早期活躍にも繋がるのです。
「元所属部署」に対する人事フォロー
「元所属部署」には、人員整備に向けての異動時期の調整を行います。この元所属部署へのフォローが人事として最も重要な役割と言えます。社内公募制度を活用して社内異動が決まった社員と公募が実った部署だけが華やかに映りますが、その一方で、優秀な社員を引き抜かれた部署があることを忘れてはなりません。
社員の元所属部署は社員が一人抜けてしまった訳ですから、人員調整が必要になります。これは社員の転職時と同様のフォローになります。ただし、社内公募制度の場合は、社内で異動の時期を調整することで、元所属部署の負担を軽減させることができます。
社内異動だから、すぐに荷物をまとめて気持ち切り替えて異動させるというわけではなく、元所属部署の人員整備のために余裕を持った社内調整を進めていくべきなのです。引継ぎ業務やクライアントへの挨拶、プロジェクト期間を考慮した制度運用を心がけましょう。その意味では、全部署に向けて公募での引き抜きの可能性や異動時期の調整がある旨を伝える手段として、説明会の実施は部署の責任者への説明責任を果たす機会にもなり得ます。
導入企業一覧
社員本人の意向を重視した人員配置で、組織活性化を目指す企業は増えています。2020年1月21日に日本経団連が発表した「人材育成に関するアンケート調査結果」によると、社内公募制度を導入している企業は54.9％であると記されています。
参照：【一般社団法人 日本経済団体連合会】人材育成に関するアンケート調査結果
https://www.keidanren.or.jp/policy/2020/008.pdf
それでは、実際にどのような企業が社内公募制度を活用しているのでしょうか。
下記は、日本において社内公募制度を積極的に導入している代表的な企業一覧です。
社内公募制度の導入企業一覧とその企業の傾向
上記は導入企業の一例ではありますが、全体的な傾向としては、規模が大きい企業での導入が先行しているように見受けられます。また、グループ会社を保有している方が、より広域な人材流動が可能になることも挙げられます。
つまり、社内公募制度を導入するには、人材流動化しやすい複数の部署があることと、すぐに人材を補填できる社員数が確保できている環境が必要なのです。社内公募制度を活用した人材流動が、果たして自社の規模と合っているのかを見極めてから導入しないと、人事部門に過剰な工数がかかり生産性の低い制度になってしまいます。
社内公募制度のメリット
社内公募制度の導入は、組織活性化を促進する効果があります。本章では、3つのメリットを紐解いていきます。
★社員のモチベーション向上
★社員のキャリア形成を支援
★職場環境の改善
★社員のモチベーション向上
社内公募制度を活用すれば、社員は自分が希望する仕事ができるチャンスを得ることになります。社内選考を通過して希望する部署に異動が決まれば、希望する職務や経験を積むことができるため、やりがいをもって仕事に向き合うことができるのです。
また、社内公募の条件を満たすために現在の部署で成果を上げるべく、よりモチベーション高く今の仕事に取り組むこともあるでしょう。
★社員のキャリア形成を支援
社員のキャリアに対する考え方は、どのようにヒアリングしていますか？
定期的な人事面談やキャリアアンケートから社員の希望を聞いていたつもりでも、言いづらい悩みや本心では外部の成長環境 を望んでいることなど、 “自発的”な発信がない限り社員の心情は読み取れないものです。この“自発的”な発信を促す手段として、自ら手を挙げて社内異動を希望する社内公募制度の効果が発揮されます。
社内公募の選考合否に関係なく、応募した社員のキャリア形成に寄り添いながら、より良い選択肢を提供することで社員と企業の信頼関係が強くなっていくのです。この定期的な人事面談やキャリアアンケートでは気付くことができない本心が、社員のキャリア支援において最も重要な要素と言えるでしょう。
★職場環境の改善
社内公募を実施しても、応募してくる社員が1人もいなければ制度として成り立ちません。公募を実施する部署はまず、「あの部署で仕事をしてみたい！」と思われるような組織になる必要があります。社員は仕事のやりがいと仕事のしやすさを求めます。逆に言えば、仕事のやりがいだけでは心は揺さぶられないということです。部署の責任者は、社内公募をきっかけに職場環境の改善に意識が高まっていくのです。
社内公募制度のデメリット
希望の部署への異動が叶った社員と社内公募で人材獲得が叶った部署。先述したとおり、社内公募制度による影響はこの双方以外の部署や社員にも及びます。ここからは、社内公募制度を運用する上で起こるデメリットを紹介していきます。
◆全体最適化への影響
◆人事部門の役割増加
◆他の社員のキャリア計画への影響
◆全体最適化への影響
通常の人事異動では、経営者・部門長・人事部が会社全体のバランスと社員を客観視した適性を考慮して配属先の決定をしています。社内公募は、社員の意向が反映される画期的な社内異動の制度と言えますが、経営者としては全体を俯瞰した経営視点での適材適所の崩壊に違和感を覚えるかもしれません。社内公募制度では、社員の“主観性”と経営者の“客観性”のバランスが非常に重要なのです。
◆人事部門の役割増加
人事担当者は、中途採用では経験しないような業務を担当することになります。中途採用とは異なり、選考を通過する社員も選考から離脱してしまう社員も、同じ自社の社員です。したがって、応募者全員に対して丁寧にフォローしていく必要があります。ルーティン業務ではないですし、センシティブな場面ですから、より慎重な対応が求められます。
◆他の社員のキャリア計画への影響
社内公募による人材流動が増えると、計画的なキャリア開発が困難になる社員が出てくる可能性があります。とくに、長期的なキャリアを計画している社員にとっては、急な異動や頻発な異動は成長の妨げになるリスクを伴います。
社内公募が有効な3つのシチュエーション
社内公募制度は、社員のキャリア形成をサポートし、組織の柔軟性と効率性を高めるために導入される重要な制度です。とくに、特定の状況下ではこの制度が非常に効果的に機能し、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。以下では、社内公募制度がとくに有効な3つのシチュエーションについて詳しく解説します。
社員のキャリア自律を促進したいとき
現代のビジネス環境では、社員が自らのキャリアを自律的に設計することが重要視されています。従来のように企業が一方的に社員のキャリアを決めるのではなく、社員が自分のスキルや経験に基づいて、キャリアの選択ができる環境が求められています。この点で、社内公募制度は、キャリア自律を促進する有効な手段となり得るでしょう。
キャリア自律が促進されると、社員は自分のキャリアに対する責任感が増し、長期的なエンゲージメントが高まり、結果的に離職率の低下にも寄与するのです。
新規事業や新規部署を立ち上げるとき
企業が新規事業や新規部署を立ち上げる際、外部から人材を採用することもありますが、社内公募制度を利用することで、既に企業文化や業務プロセスを熟知した社員を迅速に配置することができます。このアプローチにより、立ち上げ初期の混乱を最小限に抑えつつ、既存の社員が新しい役割でスムーズに成果を出すことが可能です。
また、既に社内システムや文化に精通したメンバーが集結することで、外部からの採用と比較してトレーニングコストが低く、即戦力としての活躍が見込めるのです。
適材適所の配置によって組織を活性化させたいとき
適材適所の配置は、組織が持続的に成長し、社員のパフォーマンスを最大化するための基本的な戦略です。社内公募制度は、社員が自分のスキルや経験に最も適した役割を見つけ、企業がその適性を最大限に活かせるようにするための有効な手段です。これにより、組織内での無駄なリソースの浪費が減り、各部署が求める人材を的確に確保することができます。
あるメーカーの例です。社内公募制度を通じて技術系の部署から営業部門への異動を行いました。この異動により、営業部門では技術的な知識を持った社員が顧客対応に入り、製品の理解を深めたアプローチが功を奏しました。この結果、営業の成約率が向上し、組織全体の収益にも貢献。適材適所の配置により、社内のスキルがより効率的に活用され、組織全体のパフォーマンス向上に繋がったのです。
社内公募の選考プロセス
社内公募制度は、社員が社内で新たなキャリアチャンスを掴むための重要な手段です。本章では、社内公募制度を実施する際の一般的なプロセスを段階ごとに解説します。各ステップにおけるポイントを押さえることで、成功につながる制度運用になるでしょう。
【STEP1】ポジションの公募準備
最初のステップは、ポジションを公開する準備です。具体的には、以下の要素を明確にします。
＜募集背景と目的＞
なぜそのポジションが必要なのか、どのような役割を期待しているのかを明確にします。
＜応募資格＞
必要なスキル、経験、資格を明示し、適切な人材を引きつけます。
＜職務内容＞
新しいポジションでの具体的な職務や責任を明記し、応募者が自分の適性を判断できるようにします。
【STEP2】社内広報
公募準備が整ったら、次はその情報を社内全体に周知するフェーズです。
＜社内イントラネットや社内SNSでの通知＞
公募情報を広く社員に知らせるために、イントラネットや社内SNSを活用します。募集の概要、応募方法、締め切りをわかりやすく示すことが重要です。
＜説明会の開催＞
とくに重要なポジションや部署の場合、説明会を実施して応募者に直接質問を受け付ける場を提供するのも有効です。
【STEP3】応募受付
社内公募制度では、応募プロセスがシンプルで透明性があることが求められます。
＜応募フォーマットの提供＞
応募書類に必要な情報（志望動機、スキル、過去の実績など）を記載するためのフォーマットを用意し、社員が簡単に応募できる環境を整えます。
＜応募受付窓口の設置＞
担当部署や人事部で応募書類を一元管理し、個人情報が漏れないように適切に取り扱います。
【STEP4】選考プロセス
応募者が揃った後は、選考を行います。社内公募制度でも一般的な採用プロセスに近い流れですが、社内特有の配慮が必要です。
＜書類選考＞
提出された応募書類をもとに、スキルや経験、応募動機を評価し、面接候補者を絞り込みます。
＜面接選考＞
部署の上長や人事担当者による面接を行い、業務の適合性やキャリアプランの一致を確認します。
【STEP5】内定通知と異動準備
選考が完了したら、内定通知を行い、異動準備を進めます。
＜内定者への通知＞
内定者には正式に異動が決定した旨を通知し、異動先部署との面談を行います。
＜引継ぎ計画＞
異動先での業務にスムーズに移行できるよう、元の部署での引継ぎを適切に行います。
社内公募の面接で聞かれること
社内公募制度の面接は、社内の既存社員が新しいポジションに応募するための重要なステップです。この面接では、一般的な外部採用の面接とは異なり、すでにその企業内での経験や知識が考慮されます。そのため、質問内容も会社内部での役割やキャリアパスに特化しています。
本章では、社内公募の面接でよく聞かれる質問とその意図、回答のポイントについてまとめました。
■なぜ、このポジションに応募しましたか？
＜質問の意図＞
応募者のモチベーションや希望を把握し、現在の業務との比較やキャリアの展望を理解するためにこの質問がよく投げかけられます。応募動機は、そのポジションでどのように自分のスキルを発揮できるか、また、会社にどのように貢献できるかを示す重要な要素です。
＜回答のポイント＞
・キャリアビジョンを説明し、そのポジションがどのようにそれに貢献するかを述べる。
・現業務で得たスキルが新しいポジションでどのように役立つかを具体的に述べる。
・新しいポジションに対する意欲やチャレンジ精神を強調する。
■現在と今回応募したポジションでの業務の違いをどう考えていますか？
＜質問の意図＞
応募者が現職と新しいポジションの違いをしっかりと認識しているか、また、その違いに対してどのように対応するつもりかを確認する質問です。異動後にミスマッチを避けるために、応募者の理解度を測ることが目的です。
＜回答のポイント＞
・現業務と応募先の業務の具体的な違いを説明し、それに対してどのように適応するかを述べる。
・応募先ポジションに必要なスキルや能力を理解していることをアピールし、過去の経験がどのように活かせるかを説明する。
■新しい部署でどのような貢献ができると考えていますか？
＜質問の意図＞
この質問では、応募者がどのように新しい部署やプロジェクトに貢献できるか、また、どのようにチームに溶け込むかを見極めます。即戦力として活躍できるかどうかを確認する意図があります。
＜回答のポイント＞
・新しい部署の現状を理解していることを示し、その部署のニーズや課題に自分がどう貢献できるかを具体的に説明する。
・これまでの成功事例や自分の強みを基に、どのように成果を上げるかを強調する。
■今後のキャリア目標は何ですか？
＜質問の意図＞
応募者が長期的な視点で会社に貢献する意欲があるかを確認するための質問です。新しいポジションがキャリアの中でどのような位置付けかを把握するため、面接官がよく投げかけます。
＜回答のポイント＞
・自分のキャリアビジョンを明確にし、新しいポジションがその一部であることを示す。
・長期的に会社に貢献したい意欲を強調し、そのポジションがキャリア形成にどう貢献するかを説明する。
■これまでにどのような課題に直面し、どのように解決しましたか？
＜質問の意図＞
応募者の問題解決能力やリーダーシップを評価するための質問です。社内の実績や過去の業務経験を通じて、どのように課題を克服してきたかを確認することで、ポジションに適したスキルを持っているかを判断します。
＜回答のポイント＞
・具体的な課題を一つ挙げ、どのようなアプローチを取ったかを詳細に説明する。
・解決策の中で、自分がどのような役割を果たしたか、チームワークやリーダーシップを発揮した場面を強調する。
■今回のポジションで必要なスキルや知識についてどのような準備をしていますか？
＜質問の意図＞
応募者が新しい役割に対してどの程度の準備をしているかを確認する質問です。この質問を通じて、異動後の即戦力としての期待に応えられるかどうか、および、既に有している知見とこれから習得していくスキルのシナジーがあるかどうかが見られます。
＜回答のポイント＞
・これまでに培ってきた経験と応募するポジションとの共通点や親和性、シナジーを語る。
・応募するポジションに必要なスキルや知識を事前に理解していることを説明する。
・これまでに行ったスキルアップのための取り組みや、今後どのように成長し続けるかを述べる。
社内公募制度を導入する企業の意図
最後に、企業がこの制度を導入する際の意図について詳しく解説していきます。
1. 人材流出を防ぐための離職対策
近年、多くの企業が優秀な人材の流出という課題に直面しています。とくに、キャリアアップの機会が限られている企業では、社員が新たな挑戦を求めて外部に転職する傾向が見られます。社内公募制度は、こうした人材流出を防ぐための手段として導入されています。
この制度を導入することで、社員は社内でのキャリア形成を選択できるようになり、外部に転職する理由が減少します。
2. 社内の人材活用を最適化するための取り組み
外部採用は多大なコストと時間がかかるため、企業にとってはリスクが伴います。そのため、社内のリソースを有効活用することが重要となります。社内公募制度を導入することで、企業は社内の適材適所を実現し、外部リクルーティングに依存せずに組織力を高めることが可能です。
3. 社員のキャリア自律を促進する
社員が自らキャリアを選択できる環境を提供することは、現代の人材管理において重要な戦略です。従来のように企業が一方的に人材を配置するのではなく、社員が自分のスキルや希望に基づいて異動先を選べる仕組みは、キャリア自律を促進し、社員のモチベーション向上にもつながります。
4. 組織の変革や柔軟性の向上
企業が市場環境や事業戦略の変化に対応するためには、柔軟な組織運営が求められます。社内公募制度は、迅速に社内の人材を再配置できる柔軟な仕組みとなるでしょう。とくに、新規プロジェクトや急速に成長する部門では、即戦力となる人材を社内から募集することで、外部採用のリスクを最小限に抑えながら必要な変革を実現できます。
5. 競争力の維持と強化
現代の企業は、変化の速い市場環境に対応しなければなりません。市場や技術の進化が速い業界では、社内の人材を適切に配置し、社内リソースをフル活用することが求められます。企業は、既存の人材に対して自律的な異動を促進させ、新しい業務に挑戦させることで、社内におけるスキルの多様化やリーダーシップの育成を目指します。この背景には、「外部採用に依存しすぎず、既存社員の能力を引き出す」という意図があります。
6. キャリア形成の多様化
社員が自分の将来を見据え、希望する部署に異動できる機会を提供することで、社員のエンゲージメントやモチベーションが向上します。これにより、社員が「自分のキャリアに対して責任を持つ」という意識が高まり、企業内での長期的なキャリア形成をサポートすることができます。
7. 離職率の低下と社員の定着促進
企業が抱える大きな課題の一つに、優秀な社員の離職があります。社内公募制度を導入することで、社員は「新しい挑戦」を外部ではなく社内で見つけられるため、転職を考える理由が減少します。また、社内異動によって新しい役割に挑戦することで、社員のキャリア形成が促進され、結果として離職率の低下に貢献します。
8. 部門間のコミュニケーションとイノベーションの促進
社内公募制度は、単なる人材異動の手段に留まらず、部門間のコミュニケーションやリレーションを促進する手段としても効果的です。異なる部門からの視点や経験を持ち込むことで、組織全体に新しいアイデアが生まれやすくなり、結果としてイノベーションが加速するでしょう。
社内転職という考え方
人事異動は、経営戦略の一環として非常に重要なことです。そこに、社員の意向を反映させた社内公募制度があることで、会社にとっても、社員にとっても、新たな発見があるかもしれません。
社内で、社員が望む環境への異動が実現できる制度が整っていれば、外部への転職ではなく社内異動で社員のキャリア形成を後押しできるのです。これが、「社内転職」という考え方です。人材獲得競争が激化する中、外部からの人材確保が難しいなら、社内の優秀な人材を外部に流出させないことで組織力の強化を維持できるのです。
今回は組織を活性化させる1つの手法として、社内公募制度を紹介しました。このコラムが社員の特徴やキャリアの考え方に向き合うきっかけになれば嬉しく思います。
