RPOとは?人事採用業務を外部委託するメリットと委託時のポイント!

RPOとは?人事採用業務を外部委託するメリットと委託時のポイント!

企業の事業継続、さらなる成長に欠かせないのが、「採用活動」です。必要不可欠な業務であるにもかかわらず、難易度が高く負担が大きい一面があります。一方で、採用に関する悩みは、便利なアウトソーシングすることで解決することが多いです。

今回は、人事担当者や採用担当者が導入を検討したい「RPO」について解説します。

RPOとは?

RPOとは
「RPO」とは、Recruitment Process Outsourcing(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)の略で、「採用業務の代行サービス」を指します。つまり、企業の採用活動で必要な業務を外部委託するというサービスです。

RPOサービス自体は1990年代から存在しましたが、事務業務の代行に留まる傾向がありました。一方で、現在RPOサービスを活用する企業は増加傾向にあり、採用戦略の1つとして注目されるようになっています。

まずは、PROがどのようなサービスなのかを確認しましょう。

RPOで委託できる採用業務

RPOサービスでは、採用にかかわる一部の業務、またはほぼすべての業務を委託することができます。

<RPOで委託できる採用業務の例>
・募集要件の策定
・募集計画の立案
・採用のスケジューリング
・説明会の企画~実施
・応募の管理
・応募者の選定や面接の手配
・レジュメの管理
・求人サイト/ツールの媒体選定・管理
・応募者の選考
・課題分析
・留学生・グローバル人材の採用
・採用者のキャリアマネジメント …など

採用活動では実際の選考以外にも、求人媒体の選定から会場の設営まで非常に幅広い業務が必要です。RPOサービスでは、優秀な人材の確保や、円滑な採用活動をサポートしてくれます。

RPOを活用する企業が増えている理由

RPOサービスのニーズが拡大した背景には、「採用活動期間の長期化」「採用手法の多様化」があります。

現在、新卒採用の就活ルールが形骸化し、通年採用を取り入れる企業が増えました。さらに、終身雇用制度も崩壊、転職が一般的となったことから、企業の採用活動の期間は長期化しています。

さらに現在、ネット広告・リファラル採用・採用サイト・転職イベント・人材派遣・転職エージェント・ダイレクトリクルーティング・ソーシャルリクルーティングなど、実にさまざまな採用手法があります。売り手市場といわれる現在、優秀な人材確保のためには、幅広い採用チャンネルの活用が欠かせません。

従来よりも採用活動に専門的なノウハウが必要となり、難易度も上がったことで、アウトソーシングすることによる負担軽減を図る企業が増えているのです。

企業がRPOを使用するメリット・デメリット

メリットデメリット
便利なRPOサービスですが、活用にはメリットもデメリットも存在します。負担を軽減できるとはいえ、企業によって委託できる範囲も異なるため、デメリットも考慮したうえでプラス効果が大きくなるよう上手に活用しましょう。

メリット①採用活動にかかる時間・人員の削減

先述の通り、採用活動の期間が長期化・採用手法が多様化するなかで、企業によっては採用業務にかけられる時間や人員が不足しがちです。長期的に十分なリソースを割けない企業では、RPOサービスを利用して業務をアウトソーシングするメリットは大きいといえるでしょう。

特に中小企業など、採用担当者が総務や社内人事業務と兼務している場合、長期戦になると採用活動に注力することができません。採用業務を詰め込むことで、その他業務の生産性が落ちるリスクも考えられます。社内の負担を減らすことができれば、社内人材が本来の業務に時間を使えるため、事業への影響を最小限に抑えることができるでしょう。

メリット②専門性を活かして採用力を強化できる

RPOは採用業務に特化したサービスです。幅広い業界の企業の採用をサポートしてきた経験から、プロならではの専門的な経験や情報を持っています。自社にはない採用ノウハウを活かせれば、負担や時間を最小限に自社の採用を強化することができます。

「初めて新卒採用または、中途採用を始める」「新たな採用手法を採用したい」などノウハウがまったくない分野の採用もスムーズに取入れることが可能です。「内定の辞退者が多い」「離職率が高い」「採用者が求めていた人材ではなかった」など、採用でありがちな悩みの解決も支援してくれます。客観的かつプロの目線でのアドバイスがあれば、理想の採用に近づけるでしょう。

メリット③採用のパフォーマンス・費用対効果が可視化できる

RPOサービスに委託することで、採用活動にかかる費用やパフォーマンスを可視化しやすくなります。自社で採用活動を行うと、他の業務にどれだけ影響が出ているか、かけた時間・費用に対してどの程度の効果が出ているのかなかなか判断できません。

業務を社外に出すことで、採用活動の効率化や通常業務の生産性の維持が期待されます。結果的に費用対効果が高くなる可能性もありますが、費用対効果が明確になれば採用チャネルを増やしたり、より高度な人材の確保を目指したりと次の一手を考えることができるでしょう。

デメリット①自社に採用ノウハウが蓄積されない

採用活動をアウトソーシングすることにより、自社に業務に関するノウハウが蓄積されないケースがあるという点には考慮しておきたいところです。

すべてベンダーに任せっきりなると、自社の採用にもかかわらず、どのように採用活動が進んだのか・どうやって採用された人材なのかわからないままになってしまいます。RPOサービスを利用する場合でも、一定のノウハウが社内に蓄積されるよう、ベンダーと協力して採用を進める意識が重要です。

デメリット②委託するコストがかかる

アウトソーシングすることで、確実に委託費用はかかってきます。外部委託するまで社内で採用業務を行っていた企業では、どうしてもコストは増加してしまうでしょう。

ただしここで注意したいのは、採用活動のパフォーマンスが向上するか否かです。コストが多少アップしても、採用できた優秀な人材が、将来的に事業の成長に大きく貢献してくれれば、必要な支出であったといえます。単純にコストの上下で活用するかを決定するのではなく、長期的な費用対効果に注目したいところです。利用するRPOサービスによって大きく効果が変わり得るので、ベンダー選びが重要となります。

デメリット③採用者とのミスマッチが起こる可能性がある

ベンダーに業務を任せすぎたり、ベンダーとのコミュニケーションが不足したりすると、採用後に採用者とのミスマッチが発覚するケースがあります。

いくら採用のプロであっても、社外の人間がその企業にマッチする人材をすぐに把握することは非常に困難なものです。そのため、自社の人間が求める人物像や必要な経験・スキル、採用基準を細かく共有しなければなりません。特に、採用活動の肝となる選考においては、企業側の担当者も参加する・綿密な打ち合わせや調整を行うなど対策が必要です。

RPOの活用で失敗しないためのポイント!

ポイント
気を付けるべきデメリットはあるものの、採用ノウハウがないという場合や、採用活動に割く時間や人員がない場合であれば、ぜひRPOサービスを活用したいという企業は多いでしょう。

そこで、最後はよくある失敗やデメリットをふまえつつ、RPOを上手に活用するためのポイントを解説します。

自社で行う業務・委託する業務を明確に分ける

採用活動にかかわるほぼすべての業務について、RPOサービスに委託することができます。一方で、すべての採用業務はつながっており、1つ委託すると芋ずる式にあれもこれもと委託してしまいがちです。そうなると、RPOサービスのベンダーに任せっきりになってしまいます。社内にノウハウが蓄積しづらく、予算以上にコストがかかることもあり得ます。

そのため、RPOを活用する際は、あらかじめどこまで外部委託するのか明確にしておくことが重要です。予算オーバーになると利用が続かなくなり、せっかくのRPOのメリットを活用できなくなります。

求める人物像・スキル・採用基準を言語化する

求める人物像・必要な経験やスキル・採用基準は、言語化してできるだけ具体的な形にしておきましょう。ベンダーへの情報共有をしっかり行ったと思っていても、ベンダー側が間違って認識してしまえば、採用時のミスマッチが発生してしまいます。

たとえば、「自分にマッチする仕事を探している人」とするより、「上京して自分の経験・スキルに合う仕事を探しているものの、希望に合う就職先が見つからず焦燥感を感じている人」のほうがよりリアルな人物像を描くことができます。RPOサービスのベンダーに対しては、理想の人材のできるだけ詳細で具体的な人物像を言語化して共有することが重要です。

RPOベンダーと密に連携を取る

ここまで解説してきた通り、採用活動のデメリットを生まないためには、ベンダーの担当者との綿密な連携が欠かせません。

たとえば、ベンダーと密にコミュニケーションを取ることで、ノウハウを確認しながら採用活動を進めることができます。しっかりと協力関係を築ければ、採用活動におけるテクニックや注意事項を学ぶことも、理想の人材の人物像を丁寧にすり合わせることも可能です。RPOサービスを活用するときは、単に採用業務の委託先を探すのではなく、自社を理解し、より良い人材確保に協力してくれるパートナーを探すという意識を持ちましょう。

【結論】RPOはどんな企業に向いている?

RPO
RPOは、現代に欠かせない採用活動の委託先です。企業にとって負担や悩みの種となりやすい採用活動を専門的な視点からサポートしてくれます。一方で、すべての企業でRPOが必要となるわけではなく、その企業によって利用の向き不向きや必要となる利用範囲が異なります。

RPOサービスは、「採用業務に携わる人手が足りない」「理想の人材が集まらない」「内定辞退者や離職者が多い」「新たな採用や採用手法を始めたい」という企業におすすめです。採用に何かしらの悩みを抱えている場合は、一度相談してみるのがよいでしょう。

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