採用効率を高める「オファーレター」とは?

採用効率を高める「オファーレター」とは?

ヘッドハンティングでは、まずターゲットを選定して本人にアプローチし、企業側との面談を設定します。ここまで来れば最終段階ですが、安心はできません。ターゲットに最後の決断を促すためには、もう一押しの工夫が必要です。そこで注目したいのが、ターゲットに出す「オファーレター」です。

ターゲットの背中を押すオファーレター

求職者に対して採用内定を通知するオファーレター。新卒でも中途採用でも、このオファーレターが出るかどうかというタイミングは、まさに採用プロセスのクライマックスです。我々ヘッドハンターにとっても、オファーレターが出たということはマッチングがうまくいったということですから、喜ばしいことに違いありません。ですが、手放しで喜ぶわけにもいかないというのが正直なところです。
ヘッドハンティングにおいては、企業が求める人材像をできるだけ明確にし、そのイメージに最も近い人材をターゲットにします。それから本人にアプローチして面談にまで持っていくわけですが、その過程ですでにターゲットには「条件次第では転職に応じても良い」という意識が、程度の差こそあれ芽生えているものです。
しかし、企業側の人間と直接面談し、さらに処遇を提示されたのちに、「この会社に転職しよう」と決心するためには、「最後の一押し」が必要になるケースもあるのです。企業としても優良だし、処遇にも不満はない。ですが、人は数字や理屈だけで動くものではありません。決断を促し、踏ん切りをつける何かが必要になります。
そこで重要な役割を果たすのが、実はこのオファーレターなのです。

労働条件通知書とオファーレターの違い

オファーレターというと、新卒者への採用内定通知を指す場合もありますし、労働条件通知書のことだと認識している人もいます。いずれも間違いではありませんが、それだけでは十分な理解とはいえません。
労働条件通知書は、雇用者と使用者とのあいだで取り交わされる、労働条件を明確にした文書です。契約期間、勤務場所、業務内容、労働時間や賃金、その他雇用と業務に関するさまざまなことが細かく記載されたもので、労働基準法第15条が根拠となっています。
人事担当の皆さんならご存じのとおり、労働条件のうち法定項目については書面での交付が義務付けられているため、この文書が発行されます。発行しなければ罰則の適用がありますし、発行していても法定項目の記載がなければ、刑事罰を科されることもあります。それだけ、労使双方にとって重要な文書ということになりますが、これはあくまでも雇用の条件を明記しただけのものに過ぎません。「雇用条件・労働条件を明記したもの」、それが労働条件通知書です。前項でお話ししたような、人の心を突き動かすようなパワーは、労働条件通知書にはありません。ですから、これだけをもって「オファーレター」と呼ぶには、少々無理があります。少なくとも我々ヘッドハンターの世界ではそうです。

効果的なオファーレターとは

オファーレターは、雇用の条件を示すとともに、それを読んだターゲットが心を動かし「ぜひこの会社で働きたい」「この人たちといっしょに仕事をしたい」と思えることが理想です。それには、ターゲットを口説く心のこもったメッセージが必要になります。
入社後、どのような役割やポジションが期待されているのか。また、どのようなミッションが用意されているのか。こうしたことは、紋切り型の労働条件通知書では伝わりにくいものです。面談時に言葉で伝えてあったとしても、改めて文書にすることで、相手により強く伝わるはずです。
また、ターゲットをどのような理由で選定したのか、どのような実績を評価したのか。そうした部分も含めれば、「自分のこうした部分が期待されているのだな」ということが明確になり、転職後のイメージも作りやすくなります。
入社後の上司や経営者など、しかるべき役職者からのメッセージも添えれば、なお効果的でしょう。ワープロ打ちではなく、情熱のこもった手書きの手紙で、その思いを伝えるのです。自分を評価してくれる人や企業に対しては、誰でも好意的になるものですし、企業側としても、どうしてもほしい人材であれば、これくらいの手間はわけもないことでしょう。

オファーレターは二部構成で作る

このように、効果的なオファーレターは雇用条件を明記したビジネスレター的な本体部分と、自社の思いを伝える別紙部分の、二部構成で作るのがポイントです。
本体部分の雇用条件内容についてはできるだけ詳しく、また、初年度だけでなく次年度以降の昇給のイメージや賞与の算出根拠などについても、言及しておくと良いでしょう。ここは通常、ざっくりした記述で終わりがちですが、あえて詳しく記載することで信頼も得られます。
別紙部分のメッセージについては、ターゲット本人だけでなく、家族が読んだときにも効果的な内容であることが望ましいでしょう。そうすることで、家族も巻き込んで入社を推し進めることができるからです。
こうなるとメッセージの内容についてもあれこれ悩んでしまうところですが、うまい文章である必要は決してありません。「我が社はこうした未来をビジョンとして持っている。その実現のために、ぜひ力を貸してほしい。待っています」というような、シンプルなものでも構いません。いわばラブレターなのですから、言葉を飾るよりも思いを伝えることが重要です。
他社よりもネームバリューが低いために採用がうまくいかない、という企業は少なくありません。ですが、オファーレターを工夫するだけで、採用成功率を高めることは可能です。「オファーがうまくいかない」とお悩みであれば、まずここに着目してみてはいかがでしょうか。

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