内定通知書の法的効力から記載項目まで解説!作成時の注意点も要確認

内定通知書の法的効力から記載項目まで解説!作成時の注意点も要確認

企業が採用予定者に送付する「内定通知書」。採用活動のなかで、内定通知書は重要な役割を担っており、正しい知識を持っていないと内定者とトラブルになるリスクもあります。

今回は、内定通知書の法的効力をはじめ、作成時に確認したい記載項目や注意事項を紹介します。内定通知書の定義や、採用通知書・労働条件通知書との違いを明確に説明できないという採用担当者の方は、ぜひ一読ください。

「内定」についての基礎知識


内定通知書は、その名のとおり内定を知らせる書類なのですが、そもそも「内定」がどのような意味を持つのか、基本的な情報を確認しましょう。とくに、内定通知書の法的拘束力を理解するうえでは、内定そのものの法的な定義を知っておく必要があります。

そもそも「内定」とは?

採用したい応募者を選び、採用を決める「内定」は、社内における内々の決定ではありません。企業が応募者に内定を伝えた時点で、企業側と応募者の間には労働契約、つまり法的に認められた雇用関係が成立します。雇用関係が成立すれば、企業は内定者を従業員として扱わなければなりません。

「内定」と「内々定」の違い

「内定」と並んで、よく使われる言葉に「内々定」があります。内々定は、政府や経団連の採用選考スケジュールで要請されている内定通知の開始日以前に、「内定を約束すること」「内々の内定」のことを指します。そのため、主に新卒採用の選考過程で、多くの場合は口約束によって内々定が出されます。

内定との差は、内々定では原則として労働契約が成立しない点にあります。しかし、企業イメージの保護やトラブル防止の観点から、内々定であっても、簡単に約束が反故にできるわけではないことには留意しましょう。

内定の通知方法

社内で採用の合否を決定したら、メール・電話・書面のいずれかの方法で応募者に通知します。このとき送付する書面が、「内定通知書」です。

一般的に、内定が決まった応募者には内定通知書で通知し、不採用となった応募者にはメールで通知します。

内定通知は、メールでの通知や直接の手渡しでの通知もありますが郵送の場合は郵送する時間が必要となるため、書類の到着を待たず、先に電話で内定を伝える企業も少なくありません。採用担当者が電話で直接話すことで、「今後の予定を確認する」「信頼関係構築の一環となり、内定辞退を防ぐ」といったメリットがあります。

内定通知書の作成時に覚えておきたいこと


内定は、法的に採用する人材を決める重要な決定です。そのため、内定を出した、出さないのトラブルが発生しないよう、内定通知書が利用されます。ここからは、内定通知書の作成・交付において、注意したい情報を確認していきましょう。

「内定通知書」と「採用通知書」「労働条件通知書」との違い

「内定通知書」と同様に入社前に作成・発行される書類に、「採用通知書」や「労働条件通知書」があります。書類を作成するときは、それぞれの書類が持つ役割や、法的な拘束力をよく理解することが大切です。

・内定通知書

選考を進んだ応募者に対して内定を知らせる書類です。オファーレターとも呼ばれており、内定を出した証拠として扱われます。内定を通知した時点で企業と応募者の間には労働契約が成立するため、法的な効力が発生します。一方で、内定通知書自体は、法的な書面ではないため、企業側に交付する義務はありません。そのため、入社日が近い場合は発行しないこともあります。しかし、口約束となると後からトラブルになる可能性もあるため、通常は証拠として内定通知書を残します。

・採用通知書

応募者に内定が決定した旨を通知する書類ですが、採用通知書には法的な定義がありません。そのため、企業によっては、内定通知書として扱っているケースも見受けられます。内定通知書は法的に効力を持ちますが、採用通知書の効力に定義はないため、利用する場合はどのような意味を持つ書類なのかを、具体的に応募者側に提示することが大切です。

・労働条件通知書

内定者に労働条件を提示する書類で、企業側には法律的に交付が義務付けられています。法律上は、入社時に渡せば問題ありませんが、内定者側が労働条件の確認なしに入社を決めることはほぼないため、実質的に雇用契約が成立する内定時に渡すのが一般的です。内定通知書に基本的な労働条件を記載するだけでは、労働条件通知書として認められないため、法律で記載が義務付けられた項目を記載して別途作成する必要があります。

内定承諾書へのサイン後に内定を辞退されることもある

内定通知書は、内定した事実を伝えるための書類なので、応募者の意思は確認できません。そのため、内定通知書と同封しておきたいのが、「内定承諾書」です。内定者が内定を受諾する場合は、入社を誓約する署名と捺印をして、返送してもらいます。

しかし、内定受諾書には法的拘束力がないため、サインをもらったあとでも、内定者は労働契約を解約できることに留意しなければなりません。理由は、民法で従業員は入社から2週間前までに申し出れば労働契約を解約できることが定められているためです。そのため、内定承諾書にサインをもらっても、内定辞退を防止するためのフォローを積極的に行うことが重要です。

企業が「内定」を取り消すのは難しい

内定者が入社日の2週間前まで内定を辞退できるのに対して、企業側は一度出した内定を簡単に取り消すことはできません。

法律上、雇用主は従業員を、客観的に見て合理的、かつ社会通念上内定取り消しが相当と認められるような重大な事由(理由や原因)がない限り解雇できないことになっています。先述のとおり、内定は通知された時点で労働契約が成立するため、正当な事由がない限り、内定の取り消しはできないのです。

ただし、内定通知によって成立するのは、通常の労働契約ではなく、「始期付解約権留保付労働契約」という、条件付きの労働契約です。「始期付解約権留保付」とは、入社までの間に”やむを得ない事由”が発生した場合は、内定を取り消せることを意味します。たとえば、応募者による「健康状態や経歴、学歴の詐称」「虚偽申告」「(学生の場合)卒業できず留年」というケースでは、内定の取り消しが認められる可能性があります。ただし、経歴詐称も従業員としては適格と客観的に判断されるレベル、健康状態の悪化も短期で回復できるレベルであれば、やむを得ない事由として認められません。

不当な内定取り消しが疑われる場合、解雇権の濫用として厚生労働省による企業名公表というペナルティや、損害賠訴訟を起こされる可能性があるため、十分な注意が必要です。

内定通知書に記載する項目


最後は、内定通知書を作成するときに、記載すべき項目を紹介します。内定通知書には法的に決まったフォーマットはないため、内定者に必要な情報が正しく伝わる項目・文面を意識して作成しましょう。

日付

用紙の右上には、「内定が確定した日付」、または「内定通知書を送付する日付」を記載します。この日付は大きな意味を持つものではないため、どちらを記載しても構いません。

宛名と差出人

用紙の左上、内定通知書のタイトルの左下には、宛名として「内定者の氏名」を記載します。旧字体や略字は使用せず、履歴書どおりに記載しましょう。名前を間違えることは、立場やシーンを問わず失礼にあたるため、内定を出す側であっても注意が必要です。

用紙の右上、宛名より下には、「会社」「会社の所在地」「差出人の名前」を記載します。差出人には、会社として内定を出していることが伝わるよう、会社の代表や社長の名前を使用するのが一般的です。会社名や会社の所在地も略さず、正式な表記で記載する必要があります。

応募のお礼と内定決定の知らせ

ビジネス文書なので、書き出しは季節の挨拶から入るのがおすすめです。本文では、自社を志望し、応募してくれたことに対する「お礼」と、内定が決まった旨の「お知らせ」を記載します。自由に文面を作成できますが、受け取った内定者の入社を後押しできる内容を意識しましょう。

記書き

記書きとは、挨拶や主旨の内容以外を箇条書きにまとめるときに用いられます。内容通知書では、記書きで下記の項目を提示しましょう。必ず内定通知書に記載すべき内容というわけではないため、必要であれば内容受諾書やその他の同封書類に分けて記載しても構いません。

・入社の年月日
・内定受諾書や労働条件通知書などの同封書類と部数
・返信書類の提出期限
・今後のスケジュール

記書きの最後は、右下に「以上」と記載して〆ます。

内定取消事由

万が一に備えて、内定を取り消しにつながる、やむを得ない事由も提示しておきます。具体的に取り消すケースを記載することで、内定受諾後の内定辞退を抑制する効果があります。

先述した、内定者側のやむを得ない事由のほかに、天災や経営状況の悪化など企業側に起こり得る、やむを得ない事由も記載します。解雇権の濫用とならないよう、解雇の理由として合理的かつ、法律的にも社会的にも認められる内容となるよう注意しましょう。こちらも、内定受諾書やその他の同封書類に記載しても構いません。

採用担当者の連絡先

最後に、採用担当者の部署や氏名、連絡先を明記します。内定者が困ったとき、疑問に感じたときに相談しやすい環境を作ることも、内定者辞退の防止に効果があります。円滑にコミュニケーションがとれるよう配慮しましょう。

まとめ

今回は、内定通知書にかかわる情報をまとめて紹介しました。内定を応募者に通知すると、従業員として労働契約が成立するため、法律を遵守した対応が必要となります。また、内定通知時に不安があれば、内定者が内定辞退したり、トラブルになったりする可能性もあるため内定者のフォローも忘れず行いましょう。

最終選考から時間が経つと、応募者の不安が増幅され、他社へ流れる可能性が高くなるため、内定通知はできる限り早く通知するのがおすすめです。

ヘッドハンティングをご検討中の企業様へ

ヘッドハンティングを
ご検討中の企業様へ

応募を待つだけではない、欲しい人材に
こちらから積極的に
アプローチする
“攻めの採用手法”をお試しください

ヘッドハンティングのご質問・
ご相談はこちらまで

0120-264-552
受付時間 月~金 9:00~17:30

「スペシャルインタビュー」の関連記事

各分野でご活躍されている方、経営者、人事責任者、採用、人材、働き方、雇用などHR系に見識のある方へお話を伺うコーナーです。