リファレンスチェックとは?違法にならない正しいやり方の解説、質問内容も紹介

リファレンスチェックとは?違法にならない正しいやり方の解説、質問内容も紹介

海外では一般的に実施されているリファレンスチェック。昨今、日本企業でも広がりを見せています。
ただ、日本での認知度はまだまだ低いです。リファレンスチェックに抵抗や不安のある候補者もいるため、導入したが上手く活用できない、候補者の理解を得られない…と課題を抱える人事担当者も多いのではないでしょうか?

本記事では、リファレンスチェックの理解を深めていただくための情報を集約しています。
リファレンスチェックが必要とされる経緯から、実施の流れと注意点まで、候補者の心理も交えて解説しています。

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェックとは、中途採用の選考フローの中で、候補者の現職における勤務状況や人柄を、現職の関係者に問い合わせることを指します。現職の関係者とは主に、上司・同僚・部下・取引先の担当者などが対象です。

英語の「Reference」は「参照」「参考」という意味ですから、“現職関係者の話を参考にする”という解釈が最適です。つまり、リファレンスチェックは現職関係者から得た仕事面・人柄の情報を、選考の判断材料とするものです。欧米では一般的に行われているため、今までも外資系企業では選考フローに組み込まれていました。近年は日系企業でもリファレンスチェックを取り入れる企業が増えています。

リファレンスチェックの必要性

なぜ、リファレンスチェックという選考フローが必要なのでしょうか。これには、企業と候補者の面接に対するスタンスの違いが影響しているのです。
企業側は、入社後の離職防止やエンゲージメント向上のため、候補者を面接でしっかりと見極めてミスマッチを防ぎたいと考えます。

一方で、候補者は、この会社で働きたいと思って選考を受けているため、面接では自身のアピールや主観的な発信が多くなるのは仕方のないことでしょう。都合の悪いことも伏せておこうという見せ方になるため、面接だけで候補者の本質を把握することは難しいです。
そこで、客観的な視点からも候補者の特徴を確認できるリファレンスチェックが、重要な役割を果たしているのです。

リファレンスチェックの目的


リファレンスチェックを実施することで、どのような効果が期待できるでしょうか。
本章では、リファレンスチェックを実施する目的とメリットについて解説します。
目的① 実際の働きぶりの調査
目的② 面接で把握できた情報の確認
目的③ 面接で把握できなかった情報の追加

◆目的①:実際の働きぶりの調査

実際の働きぶりとは、職務経歴書や面接だけでは分からない仕事への取り組み方のことです。リファレンスチェックを実施することで、候補者の業務遂行能力や得意領域、業務スピード、職場でのコミュニケーションの取り方などの情報を得ることができます。

また、現職での働きぶりを知ることで、自社の求める人物像とのミスマッチを判断しやすくなります。同時に、候補者の適性も見えてきます。リファレンスチェックを実施するなら、自社で活躍できるポジションや業務があるのかを判断するのも重要な指標です。適任ポジションへの誘導で、早期活躍も見込めるでしょう。

◆目的②:面接で把握できた情報の確認

リファレンスチェックは、候補者の申告内容を確認する役割もあります。候補者が職務経歴書に記載した内容と面接で話した内容に嘘偽りがないかの裏付けを取ることが目的です。入社後に申告内容の虚偽が判明しても手遅れですから、採用決定前に確認すべきでしょう。もし、申告内容に誇張や捏造があれば、採用決定前にトラブルを防止できます。

逆に言えば、面接で得た候補者からの情報(職務経歴・実績など)に嘘偽りがないことが分かれば、候補者を信頼し良好な関係を築くことができます。候補者にとっても、自身を信頼してくれる環境に身を置ける良いきっかけになります。

◆目的③:面接で把握できなかった情報の追加

候補者は職務経歴書や面接でわざわざ自分に都合の悪いことを伝えることはありません。悪気はなくても、時間的に伝えきれないこともあるでしょう。そのため、書類選考や面接で得られる情報は限られています。リファレンスチェックは、候補者自身が認知していない長所や短所・性格・気質など、本人から伝えられる以上の情報を得るためにも有効な手段と言えます。

候補者について、客観的な評価を把握できることもリファレンスチェックの大きなメリットです。職務経歴書や面接で得られる情報は、あくまでも主観的な情報です。候補者自身では気付いていない第三者からの評価は重要な判断材料になるでしょう。

客観的評価が、本人から得た情報と合致すれば採用決定の後押しになります。また、第三者の意見は候補者自身が気付いていない魅力をアピールする貴重な機会です。特に言語化することが苦手な候補者は、リファレンスチェックで更に評価が上がることも多くあります。

リファレンスチェックの実施方法

リファレンスチェックには、2つのやり方があります。候補者がリファレンス先を紹介するパターンと企業がリファレンス先を探すパターンです。本章では、この2つのやり方について詳しく解説していきます。

候補者がリファレンス先を紹介するパターン

これは候補者が自らリファレンス先を選定し、企業に紹介するやり方です。この場合、企業側が候補者にリファレンス対象者を紹介するように案内します。内容の濃いリファレンスチェックにするためにも、リファレンス対象者は2人以上が望ましく、「上司」「同僚」など候補者の働きぶりを把握している人物を紹介してもらいましょう。

企業がリファレンス先を探すパターン

続いては、企業が自らリファレンス先を探すやり方です。候補者はリファレンスチェック実施の承諾を伝えるのみで、企業側がリファレンス先の選定から実施まですべて対応します。第三者機関に依頼して探す場合は、選定からリファレンスチェック実施まで一気通貫で行われます。主な第三者機関は、調査会社やリファレンスチェック代行事業体などです。

また、同業界の候補者であれば、企業自身の伝手を利用して探すこともできるでしょう。しかし、リファレンス先候補の企業がリファレンスチェックに理解がなかったり、個人情報の扱いが厳しかったりすると、協力を得られない可能性も考えられます。

実施の流れとタイミング

本章では、実際にリファレンスチェックを実施するときの流れを整理します。特に候補者にとっては、転職活動を知られるきっかけにもなるため、必ず理解しておきましょう。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェック実施における流れを解説
① リファレンスチェック実施の旨を候補者に通知する
勝手にリファレンスチェックを実施すると違法になります。必ず実施する前に候補者に通知しましょう。また、候補者を不快に感じさせないために、実施の趣旨とやり方を丁寧に説明すること、応募のタイミングで選考フローにリファレンスチェックがある旨を通知し、候補者の理解を得ることが大切です。

② 候補者から承諾を得る
また、リファレンスチェック実施には、候補者に承諾が必要です。日本では実施している企業が少なく認知度も低いため、リファレンスチェックの概要や実施目的をまとめた資料を用意しておくと良いでしょう。

③ リファレンスチェックの対象者を探す
候補者の承諾を得たあと、リファレンスチェックの対象者を探します。候補者が探す場合は、誰に頼むか悩むこともあると思います。「リファレンスチェックのタイミング」にて、リファレンス先候補のパターンをいくつか後述していますので、参考にしてください。

④ 質問内容の精査・決定/ヒアリング実施
まず、候補者についてヒアリングしたい事項の質問をまとめます。候補者の現職におけるポジションやヒアリング対象者、知りたい内容などによって質問を変えるとより効果的です。

実際の調査は企業の採用担当者または第三者機関が行います。調査形式はメールやアンケート用紙での聞き取り、またはリファレンスレター(推薦状)の利用などが多くなっています。また、電話やビデオ通話で直接ヒアリングを行うこともあります。

リファレンスチェックのタイミング

リファレンスチェック実施のタイミングに決まりはありません。しかし、最終合否の判断材料を得るために最終面接後の“内定直前”に実施することが望ましいでしょう。内定後のリファレンスチェック実施は大きなリスクが伴います。次章の「リファレンスチェックの注意点」にて詳しく後述していますので、併せてご確認ください。

一方で、候補者においてもリファレンスチェック実施のタイミングは非常に重要です。リファレンスチェックを承諾するということは、上司や同僚に転職活動を知られることになります。つまり、退職の意向を明かす重要局面なのです。

最も避けたいのは、リファレンスチェックを受けて現職に転職意向が露見したにも関わらず、応募先企業の結果がリファレンスチェックで不採用になるケースです。

原因として考えられるのは2つあります。1つは、職務経歴書や面接での申告内容に虚偽もしくは大きな乖離があるケース。もう1つは、リファレンス対象者の上司や同僚が、偽りの情報提供やネガティブな印象を与えて転職を阻止しようと考えているケースです。

上記を踏まえると、候補者はリファレンスチェックの依頼先をしっかりと選ぶ必要があります。そこで、候補者の視点に立って、リファレンスチェックに対する心理を考えてみましょう。やはり、上司へリファレンスチェックを依頼するのは気が引けるでしょう。企業によって異なりますが、上司以外での実施が可能であれば信頼できる同僚にお願いするのが望ましいです。

企業側が指定するリファレンス先の例として、「現職の上司」「現職の同僚」「現職の部下」「前職の上司」「前職の同僚」「前職の部下」「現職の取引先担当者」などが挙げられます。候補者の状況に応じてリファレンス先の対象者も増えてきました。

また、職務経歴書の記載に虚偽はなく、誠意をもって面接に臨んだのであれば、リファレンスチェックで不採用になる可能性は限りなく低いです。堂々と調査してもらいましょう。客観的な評価もアピールできたうえで新天地での活躍が期待されるわけですから、入社後のイメージも共有できます。

最後にリファレンスチェックで不採用にならないために、最初から誠意も持って転職活動を行い、入社後も気持ちよく働けるように努めましょう。
人事担当者も、候補者心理を理解した上で趣旨や目的を伝え、柔軟な対応を心がけてください。

リファレンスチェックの注意点

本章では、リファレンスチェックを実施するときの注意点をご紹介します。リファレンスチェックは、企業にとって候補者を知る良い機会になる一方で、ルールを守らなければトラブルの原因になります。リファレンスチェックを実施するに当たり、必ず知っておくべき内容です。

候補者の承諾を得ずに実施するのは違法

リファレンスチェックは必ず候補者の承諾を得てから実施しなければなりません。もし、勝手にリファレンスチェックを実施した場合、「個人情報の保護に関する法律」(以降、個人情報保護法)に抵触し、違法行為となります。

そもそもリファレンスチェックによって得られる情報は、個人情報保護法でいう「個人データ」に当たります。個人情報保護法23条1項柱書では、個人データを第三者に提供する場合、本人の同意を必要としており、プライバシーを守るために情報の提供が制限されています。最悪の場合、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課される可能性があります。また、責任を追及され、損害賠償請求を受けたり、企業として社会的信用を失ったりするおそれもあります。

候補者・リファレンス先企業から拒否されることも想定する

リファレンスチェックを依頼した際に、候補者やリファレンス先の企業から拒否されることもあります。ただし、リファレンスチェックを拒否されたからといって、簡単に不採用にすることはできません。
候補者にリファレンスチェックを拒否される理由としては、申告内容に虚偽がある可能性が挙げられます。一方、やむを得ない理由でリファレンスチェックを断る場合もあります。例えば、「在職中の転職活動を内密にしている」「現職で不当な扱いを受けている」「個人情報保護の観点から情報を提供したくない」「ヒアリング対象者に回答する時間がない」などの理由で拒否されるケースです。

リファレンスチェックが拒否された場合、まずは理由を詳細に確認しましょう。本人に責任がない場合や、やむを得ない理由がある場合は、別の選考方法を検討します。拒否された理由によっては、Web上でアンケートを回答できるようにしてヒアリング対象者の負担を減らしたり、別のヒアリング対象者を探したりと、リファレンス対象者の状況に応じたやり方で依頼するのもよいでしょう。

内定後のリファレンスチェック実施はリスクが大きい

リファレンスチェックの結果を受けて、企業が採用を見送ることもあるでしょう。ただし、内定を既に出している場合、合理的な理由がない限り内定取り消しはできません。内定を通知した時点で、法的効力のある労働契約が成立します。そのため、労働契約法や労働基準法などの規制が適用され、客観的に合理的な理由があると認められない限り、内定取り消しは違法な解雇と判断されます。

つまり、リファレンスチェックは合否の判断材料として活用されるべきであり、内定後にリファレンスチェックを実施すべきではありません。リファレンスチェックは必ず内定前に実施することをおすすめします。

また、リファレンスチェックで得られる情報は、あくまでも判断材料の1つです。リファレンスチェックで得た内容だけを鵜呑みにしないよう、選考そのものは総合的に判断するようにしましょう。

リファレンスチェックを活用するための企業の取り組み

リファレンスチェックは候補者に断られることもあるとお伝えしました。だからといって、勝手にリファレンスチェックを実施しようとすると違法になります。
そこで、選考フローにリファレンスチェックを導入し、候補者の承諾をスムーズに得るために企業が取り組むべき工夫があります。

エンゲージメントの開示

リファレンスチェックの役割は、候補者の「実態」を調査することです。
候補者も同様に、最終決断の判断材料として知りたい企業の情報は「従業員エンゲージメントの実態」です。つまり、企業が候補者の“働きぶり”を知りたいのなら、候補者は企業での“働きやすさ”を知りたいのです。
リファレンスチェックを成功に導く企業の取り組みはエンゲージメントの開示
信頼関係はお互いの理解があって成立するものですから、一方的に調査するだけでは候補者の入社意欲は高まりません。企業が自らエンゲージメントを開示することで、候補者もリファレンスチェックを受け入れやすくなるでしょう。

企業がエンゲージメントを開示することはつまり、ホームページやIR情報からでは得られない「働きやすさ」「やりがい」「従業員満足度」などの実態データを候補者に提供することで、競争の激しい人材獲得レースを制する武器を得たということです。

リファレンスチェックを選考フローとして機能させるためには、まずは企業側から情報を開示し、候補者に選ばれる会社になりましょう。そして、お互いの実態を見せ合うことで信頼関係を構築できると考えます。
関連記事としてこちらも併せてご覧ください

ニューノーマル後にエンゲージメントを高め続ける組織とは?(ヒト・コト ゼミ)

リファレンスチェックの質問内容

突然リファレンスチェックを頼まれた方は、何を聞かれるのか不安に思っているでしょう。
本章では、リファレンスチェックの質問内容を紹介します。人事担当者も、どんな質問内容でヒアリングすれば有力な判断材料が得られるかの確認にご活用ください。
リファレンスチェック

★経歴や実績について

  • 求職者の勤務期間は、◯年◯月~◯年◯月までで間違いありませんか?
  • 業務内容や役職は、◯◯◯で間違いありませんか?
  • 最も貢献した実績やプロジェクトを教えてください。
  • まとめていたチームの人数を教えてください。
  • マネジメントスタイルはどのようなタイプでしたか?

★勤務状況・人柄・対人関係について

  • 一言で言うなら、どのような人物でしたか?
  • 求職者とはどのような関係でしたか?
  • 周囲とはうまくコミュニケーションを取れていましたか?
  • ハラスメントや人間関係のトラブルはありませんでしたか?
  • 遅刻や欠勤の頻度はどの程度でしたか?
  • チーム内での報連相はできていましたか?
  • 言動の根拠が分からないと感じたことはありますか?
  • チーム内で気が合うタイプや苦手そうなタイプの人はいましたか?
  • 今後、改善すべき点はあると思いますか?
  • また一緒に働きたいですか?また、その理由はなぜですか?

★職務能力について

  • 長所と短所を教えてください。
  • 普段から論理的思考はできていましたか?
  • 部下の教育時のコーチング力はどうでしたか?
  • 仕事の効率は良かったですか?無駄がありましたか?
  • 問題が発生したときの報告や対応はスムーズでしたか?
  • 問題が発生したときに課題解決能力はありましたか?
  • チームワークを保つ協調性はありましたか?
  • チームと個人、どちらで働くほうが向いていると思いますか?
  • マネジメントの能力は高いと思いますか?

まとめ

リファレンスチェックは計画的に正しい方法で実施しましょう。
リファレンスチェックを活用できれば、書類選考や面接だけでは分からない候補者の情報を得ることができ、採用の質が向上します。また、入社後のミスマッチを防ぎ、候補者に本来のパフォーマンスを発揮できる環境を提供することが可能です。

ただし、リファレンスチェックで扱う情報はデリケートなものも含まれます。法律に違反したり、候補者やリファレンス先企業の信用を損なったりしないよう、正しい知識とやり方で実施しましょう。

「採用」とは、内定がゴールではありません。入社後に活躍してもらうために採用活動があります。
リファレンスチェックを実施することにより、更なる事業拡大の後押しを、新たなキャリアの出発を、お互いに推進できると良いですね。

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