【人事部向け年末調整ガイド】対象になる人や作業手順を徹底解説

【人事部向け年末調整ガイド】対象になる人や作業手順を徹底解説

毎年年末になると必ず対応が迫られる『年末調整』。初めて対応する、または経験が浅い経営者や人事部の担当者のなかには、何から始めたら良いのか分からないという人もいるのではないでしょうか。

今回は、書類作成や年末調整しなければならない従業員、作業手順など、年末調整に必要な情報をまとめて紹介します。年末調整を行わないと、従業員が困るだけでなく、企業や担当者にペナルティが科せられることもあるため、ぜひ内容を確認してください。

年末調整の基礎知識

『年末調整』とは、従業員が納める所得税額を計算し、過不足を調整する作業です。具体的には、1年間の所得が確定する年末に控除をふまえた所得税を算出し、1年間毎月給与から天引きしてきた『源泉徴収税額』との差額を出します。そして、過不足がある場合は、12月の給与で還付または追加徴収を行って、調整します。企業が源泉徴収税額は、本来納めるべき金額と一致しないことが大半です。法的にも企業には年末調整を行う義務が課されており、必ず行わなければなりません。

年末調整を行わないと、従業員に必要以上に多くの税金を払わせてしまう可能性があります。場合によっては、従業員に無申告加算税や延滞税などのペナルティが科せられることも。さらに、正しく年末調整を行わない場合、企業や責任者に懲役や罰金といった罰則が科せられる可能性もあります。

年末調整を行うタイミング

年末調整は、1年間の所得が確定する12月に行いますが、前後の業務を合わせると10月末~翌年の1月に対応が必要となります。

毎年11月ごろになると、税務署から年末調整で必要となる書類が送付されてきます。対象の従業員には年末調整を会社で行うか確認して、必要な人の分だけ手続きを進めます。最終期限は、翌年の1月31なので、期限に間に合うよう、すべての手続きを完了させましょう。

アウトソーシングするときの依頼先

年末調整の手続きは、アウトソーシングすることもできます。経理・給与担当者がその他業務で忙しい場合や、年末調整の作業に詳しくない場合に活用したい方法です。

アウトソーシングできるのは、「税理士」または「税理士がいる給与計算代行業者」に限られます。勘違いしているケースも多く見受けられますが、労働や社会保険関係の業務を代行してくれる社会保険労務士(社労士)には依頼できません。社労士や税理士資格のない業者が年末調整を代行することは、税理士法違反となるため要注意です。

ただし、給与の計算には、社会保険や雇用保険など社労士の業務範囲も関わってきます。そのため、アウトソーシングするときは、税理士と社労士の両方が在籍する事務所を使とスムーズに業務が進むでしょう。

年末調整で必要となる書類

年末調整では、従業員1人ひとりに複数の書類が必要となるため、書類の準備や作成、提出を順序良く行うことが重要です。従業員によって、必要な書類が異なる点にも注意しなければなりません。

<年末調整の書類>

扶養控除等(異動)申告書 扶養親族の人数や住所の変更・確認、控除を受けるために提出する書類
全従業員に提出が求められる
保険料控除申告書 従業員が1年間に支払った、生命保険・地震保険・社会保険などの保険料額を確認する書類
基礎控除申告書 収入に応じた控除を受けるために提出する書類
配偶者控除と所得金額調整控除の申告と同一用紙
配偶者(特別)控除申告書 一定の配偶者がいる場合に、控除を受けるために提出する書類
基礎控除と所得金額調整控除の申告と同一用紙
所得金額調整控除申告書 一定の親族がいる場合に、控除を受けるために提出する書類
配偶者控除と基礎控除の申告と同一用紙
源泉徴収簿 年末調整の計算値を記載する書類
住宅借入金等特別控除申告書 住宅ローンの借入がある場合に、控除を受けるために提出する書類
ただし、住宅借入金等特別控除を受ける条件を満たし、入居2年目以降の従業員が対象

年末調整で処理される所得控除

年末調整では、所得金額や諸事情に応じて、税負担を軽減する『給与所得控除』が受けられます。給与収入から、給与所得控除をマイナスした額が給与所得となり、所得税の課税対象となります。控除には、会社の年末調整で手続きできる控除と、従業員本人が確定申告しないと申告できない控除があるため、所得計算時には注意し、従業員には周知を行いましょう。

年末調整で処理できる控除に関しても、だれでも受けられる控除と、一定の条件を満たした人だけが受けられる控除があります。場合によっては添付書類が必要となるため、添付書類も従業員に提出を求めなければなりません。

<年末調整で処理する所得控除>

基礎控除 所得が2,500万円以下の控除を受けたい全従業員が対象
社会保険料控除 保険に加入している従業員や、特別な理由で天引きされる社会保険と支払った保険料が異なる従業員が対象
小規模企業共済掛金控除 小規模企業共済・個人型拠出年に加入している従業員が対象
生命保険料控除 生命保険・個人年金・介護医療の保険料を支払っている従業員が対象
地震保険料控除 地震保険の損害保険料を支払っている従業員が対象
障害者控除 本人または、配偶者・扶養親族が障害者である従業員と、
扶養控除の適用がない16歳未満の扶養親族がいる従業員が対象
寡婦控除 婚姻していない・配偶者と離婚・死別した・配偶者の生死が分からない、所得金額など一定の条件を満たす従業員が対象
※令和3年度より
ひとり親控除 子どもがいる婚姻していない・配偶者の生死が分からない、所得金額など一定の条件を満たす従業員が対象
※令和3年度より
勤労学生控除 勤労による所得が75万円以下(給与収入なら130万円以下)、それ以外の所得が10万円以下で、特定の学校の学生・生徒が対象
配偶者控除 配偶者の所得が48万円以下(給与収入なら103万円以下)で、所得が1,000万円以下の従業員が対象
配偶者(特別)控除 配偶者の所得が、38万円超123万円未満(給与収入なら103超201万円以下)で、所得が1,000万円以下の従業員が対象
扶養控除 16歳以上の子どもや70歳以上の老人など扶養親族を養っている従業員が対象

※寡婦控除・ひとり親控除は、令和2年度までは「寡婦(夫)控除」と1つの所得控除

<従業員本人による確定申告によって受けられる控除>

医療費控除 1年間の医療費が10万円を超えた人
寄付金控除 2,000円を超える寄付をした人
雑損控除 災害や盗難の被害にあった人
住宅借入金等特別控除(適用初年度) 本年中に住宅ローンの借入を借り入れた人

年末調整と確定申告の関係

前項で出てきた『確定申告』は、年末調整と同様に所得を確定させ、所得税の計算・調整を行う手続きです。年末調整と同様に、過不足があれば、徴収または還付されます。年末調整は企業が従業員の手続きを行うのに対して、確定申告は申告者本人が行います。

下記は、確定申告の対象者です。たとえ会社で年末調整を行ったとしても、申告者本人があらためて確定申告を行わなければなりません。

<確定申告の対象者>
・個人事業主
・給与収入が2,000万円を超えている
・副業で、給与以外の所得が20万円を超えている
・2か所で給与を受け取っているが、1か所分しか年末調整を受けていない
・給与の支払いの際に所得税が源泉徴収されないことになっている
・震災などで所得税の軽減や猶予を受けている
・年の途中で退職し、再就職していない
・年金を受給している
・株取引をしている
・不動産収入を得ている …など

年末調整の対象となる従業員

従業員のイメージ

基本的に自社の従業員であれば、年末調整が必要となりますが、場合によっては手続きが不要な従業員も存在します。ここでは、対象者が漏れないよう、年末調整の対象となる従業員の条件について解説します。

年末調整の対象となる人

年末調整の対象となるのは、「扶養控除等(異動)申告書」を提出している従業員です。特別な理由がない限り、全員提出するものなので、企業に勤めている従業員であれば正規雇用・非正規雇用など雇用形態を問わず対象となります。

具体的には、下記のような従業員が対象です。

<年末調整の対象者>
・1年を通じて勤務している
・年末時点で在籍している
・海外転勤などで非居住者となった
・年の途中で死亡により退職した
・年の途中で著しい心身障害で退職、年末時点で再就職できる見込みがない
・12月の給与を受け取ってから退職した
・年の途中に給与総額が103万円以下で退職し、再就職していない(パート従業員など)
※非居住者…国内に住所または1年以上居所がない人

年末調整の対象とならない人

「扶養控除等(異動)申告書」を提出している従業員のうち、下記の人たちは年末調整の対象となりません。

<年末調整の非対象者>
・給与収入が2,000万円を超えている
・震災などで所得税の軽減や猶予を受けている
・非居住者
・日雇い労働者
・年の途中で退職して、年末調整の対象者に該当しない

「扶養控除等(異動)申告書」を提出していない人は、年末調整の対象者に該当しないため、年末調整の対象となり得る従業員でも手続きは不要です。

注意!年末以外で年末調整が必要となる人

年末調整の対象者のうち、下記の人たちは年末ではなく、年の途中に年末調整の処理が必要となるため注意が必要です。

<年の途中で行う年末調整の対象者・年末調整のタイミング>

海外転勤などで非移住者となった 出国時に実施
年の途中で死亡により退職した 退職時に実施
年の途中で著しい心身障害で退職、年末時点で再就職できる見込みがない 退職時に実施
12月の給与を受け取ってから退職した 退職時に実施
パート従業員など、年の途中に給与総額が103万円以下で退職し、再就職していない 退職時に実施

【7ステップ】年末調整の作業手順

年末調整に必要な情報を把握したところで、最後は、実際に年末調整をするときの作業手順について解説します。それぞれのステップにおけるポイントや注意点を確認していきましょう。年末調整の作業は時間がかかるため、計画的に準備を進めることが重要です。

ステップ①必要書類を準備して対象の従業員へ配布

まずは、必要書類を準備して、従業員に書類を配布します。11月下旬までに、回収を完了させるのが一般的です。

会社側が「年末調整の対象・非対象」「確定申告が別途、必要か否か」を把握できないケースもあるため、従業員全員に「扶養控除等(異動) 申告書」を配布・回収しましょう。

控除を受けたい従業員には、「基礎控除申告書・配偶者(特別)控除申告書・所得金額調整控除申告書」「保険料控除申告書」を配布し、回収します。年の途中で転職してきた従業員や、2か所以上で勤務しており自社で年末調整を行う従業員には、その他書類とあわせて転職前・勤務先の「源泉徴収票」を提出してもらいましょう。

国税庁「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_01.htm
国税庁「給与所得者の基礎控除、配偶者(特別)控除及び所得金額調整控除の申告」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_73.htm
国税庁「給与所得者の保険料控除の申告」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_05.htm
「住宅借入金等特別控除申告書」については、申告者本人が所有しているため、記載して提出してもらいます。申告書は、借入の初年度に確定申告したあと、10月ごろに税務署から申告者本人に控除を受ける年数分が送られてきます。紛失している場合は、税務署に交付申請書類を提出することで、再発行してもらえることを伝えましょう。

ステップ②源泉徴収簿の作成

書類を回収し終わったら、記入漏れやミスを確認し、問題がなければ源泉徴収簿の作成を始めます。『源泉徴収簿』とは、1年間の支給総額や従業員の扶養親族の状況など、従業員の情報をまとめて記載する帳簿です。

様式は法令で決められたものではないため、正確な源泉徴収が可能なのであれば、普段使用している給与台帳などを使用して源泉徴収簿を作成しても構いません。国税庁のホームページでは、源泉徴収簿の様式ダウンロードできるため、活用しても良いでしょう。当記事では、国税庁の様式を参考に、解説を進めます。

国税庁「給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_03.htm
従業員から書類をもとに作成する帳簿のため、従業員には期日までの提出を徹底するよう周知しておくことがポイントです。

ステップ③給与収入金額の算出

つづいて、本年中に支払う給与収入額を出しましょう。源泉徴収簿には、下記の手順で記載していきます。

(1)「給料・手当等」「賞与等」欄にある「総支給金額」「社会保険料等の控除額」「算出税額」欄を記入し合計を出す。
(2)右側の「年末調整」の欄に(1)の合計を記入。

算出時に、11月や12月分の給与などが未払いであっても、支払いが確定している給与や賞与に関しては年末調整の対象となるため、給与収入に入れます。

ステップ④課税給与所得金額の算出

ステップ③で出した給与収入から、課税対象となる給与所得の金額を算出します。

課税給与所得金額 = 給与収入金額 – 給与所得控除額 – 各種控除

(1)給与収入から、法律で定められた給与所得控除額を差し引いて、給与所得控除後の金額を算出。源泉徴収簿の「給与所得控除後の給与等の金額」欄に記入。

<所定の給与所得控除額>

給与収入金額 給与所得控除額
~1,625,000円 550,000円
1,625,001円~1,800,000円 収入金額×40%-100,000円
1,800,001円~3,600,000円 収入金額×30%+80,000円
3,600,001円~6,600,000円 収入金額×20%+440,000円
6,600,001円~8,500,000円 収入金額×10%+1,100,000円
8,500,001円~ 1,950,000円

(2)「扶養家族等の申告」欄に扶養家族情報を記入。
(3)扶養家族情報にそって各種控除の金額を計算し、「配偶者(特別)控除額」「扶養控除額及び障害者等の控除額の合計額」「基礎控除額」などそれぞれの欄に記入。
(4)(3)の合計を「所得控除額の合計額」欄に記入。
(5)給与所得控除後の金額から所得控除額の合計額を差し引いて、課税給与所得金額を算出。1,000円未満は切り捨て。

ステップ⑤所得税額の算出

給与所得が出たら、対象の従業員が納めるべき所得税額を算出します。

所得税額 = 課税所得金額 × 税率 – 税額控除額

(1)所得税額の算出する。

所得税の税率は、所得金額ごとに設定されているため下記の表を参考にしてください。

給与収入金額 税率 税額控除額
~1,950,000円 5%
1,950,001円~3,300,000円 10% 97,500円
3,300,001円~6,950,000円 20% 427,500円
6,950,001円~9,000,000円 23% 636,000円
9,000,001円~18,000,000円 33% 1,536,000円
18,000,001円~40,000,00円 40% 2,796,000円
40,000,01円~ 45% 4,796,000円

(2)住宅借入金等特別控除がある場合は、算出された所得税額から住宅借入金等特別控除額をさらに差し引き、『年調所得税額』まで算出。

ステップ⑥所得税の過不足を算出

年末調整をして出した正しい所得税額『年調年税額』を出し、源泉徴収税額と比較したうえで、過不足額を精算します。

(1)2037年までは「復興特別所得税(2.1%)」が課税されるため、年調所得税額に102.1%を乗じて、年調年税額を算出。

(2)年調年税額と源泉徴収税額の差額を出して、「差引超過額又は不足額」欄に記載。
年調年税額が源泉徴収税額より多い場合は不足分の徴収、少ない場合は超過分の還付となる。

超過・還付による清算は、基本的に本年中の給与や賞与から差し引いて行います。

ステップ⑦提出書類の作成と税務署・市区町村への提出

提出のイメージ

年調年税額が出たら、法定調書を作成し、翌年1月31日までに税務署と市区町村へ提出して年末調整が完了します。

<提出が必要な書類>

源泉徴収票等の法定調書合計表 法定調書の種類ごとの情報をまとめて記載した書類 税務署に提出
源泉徴収票 1年間の給料と納めた所得税の金額を記載した書類 税務署に提出
支払調書 給与以外の報酬・使用料に対する源泉所得税額を記載した書類 税務署に提出
給与支払報告書 源泉徴収票とほぼ同内容が記載された書類 従業員が居住する市区町村に提出

1月31日までに、従業員本人にも源泉徴収票を交付してください。また、給与支払報告書は、住民税を課すために提出する書類です。提出を怠ると、企業や担当者に懲役や罰金などの懲罰が科せられるため、忘れず提出しましょう。

国税庁:「給与所得の源泉徴収票」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hotei/23100051.htm
「給与支払報告書」:従業員が居住する市区町村よりダウンロード

年末調整は正確に!計画的に!

ここまで、年末調整の基本的な情報をまとめて紹介しました。年末調整は、従業員や税務署とやり取りしながら進めるため、書類の不備でスムーズにいかないこともよくあります。最悪の場合、従業員それぞれに確定申告を依頼する事態にもなりかねません。今回紹介した年末調整に必要な書類や手順をしっかり把握し、計画的に作業を進めましょう。

不明点がある場合、所轄の税務署が相談にのってくれますが、年末調整や確定申告の時期は忙しく電話がつながらないこともしばしばあります。年末調整の作業に十分な時間が取れない場合や初めて年末調整を行う場合は、税理士に相談するなど、早めに対策を講じておくと良いでしょう。

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