人材ポートフォリオとは？意味と作り方をステップbyステップで分かりやすく解説！

人事・採用担当者が各部や組織力強化を目指すなかで、社員のスキル・能力を分類して管理し育成や採用に活用するには、「人材ポートフォリオ」の作成・運用がおすすめです。

今、企業規模を問わず、人材ポートフォリオへの期待が高まっています。本記事では、人材ポートフォリオの作成が注目されている背景や企業のメリット、ポートフォリオの作り方、作成時の注意点について、詳細をみていきましょう。

人材ポートフォリオとは？

人材ポートフォリオは、組織の人的資本の構成を指します。社内のどこに（部署やポジション）、どのような人材が（職種・スキル・性格・特性）、どれくらい（人数・在籍年数）いるのかを分析することで、社内の人的資本について課題や理想との乖離を可視化できます。

人材ポートフォリオに沿って人事計画を立てれば、効果的な採用活動や人員配置、人材育成、人事評価など中長期的な人事マネジメントが実現します。

人材ポートフォリオが重要な理由

人材ポートフォリオが重視されるようになった背景には、世界的なビジネス環境の変化があります。

日本企業では、高齢化に伴う労働人口の減少や働き方改革により、従来の男性総合職を中心とした働き方では人材が集まらなくなっています。女性や地方在住者、外国人、フリーランスなど、多様な人材をそれぞれ違う形で受け入れる新たな人事戦略が求められます。

また、世界的に人的資本を含む無形資産を評価する流れがあり、人的資本に関する情報を開示する動きが拡大。2018年には国際標準化機構（ISO）によって人的資本情報開示の世界的な基準「ISO30414」が発表されました。日本でも2020年に経済産業省が「人材版伊藤レポート」で、持続的な企業の成長と価値の創造における人的資本経営の在り方を提唱しています。

以上のことから、現代社会においては、企業経営における人的資本の価値が高まり、企業価値を最大化するためには「人材」への注力が不可欠になっているといえるでしょう。今後、人的資本の情報開示が国内で義務化される流れもあることから、社内の人的資本の現状を把握できる人材ポートフォリオが重要になっているのです。

人材ポートフォリオを作成する3つのメリット

人材ポートフォリオを作成することで、企業には大きく3つのメリットが期待できます。

• 適材適所の人材配置ができる
• 従業員1人ひとりに合わせたキャリア支援ができる
• 人員数・人件費の過不足を正確にマネジメントできる

1つずつ詳しくみていきましょう。

適材適所の人材配置ができる

人材ポートフォリオを作成することで、既存の人材を適材適所に配置できるようになります。

現状の人的資本を分析すれば、従業員の持つスキル・能力や性格、特性、強み、思い描いているキャリアを企業側が把握できます。発揮するシーンがなかった特技や見落としていた才能が見つかることもあれば、従業員の持つ考えやスキル、特性の偏りに気が付くこともあるでしょう。結果として、部署やプロジェクト、業務内容に合わせて人を動かすことができるようになります。

また、従業員側も自分の強みや希望に合う仕事に携われるため、モチベーションやエンゲージメントアップによる生産性の向上につながります。適切な人員配置は企業にとっても従業員にとっても大きな魅力といえるでしょう。

従業員1人ひとりに合わせたキャリア支援ができる

人材ポートフォリオによる人材資本の可視化により、企業が従業員1人ひとりに合わせたキャリアパスの設定と実現に向けたサポートが可能になります。

人材ポートフォリオを作成するにあたっては、個人の適性や思い描いているキャリアまで把握します。現在、多様な価値観や働き方が受け入れられるようになっており、個人が持つキャリアプランも多様化しています。幅広いバックグラウンドを持った人材が集まれば尚更のことです。

1人ひとりに合わせたキャリア支援ができれば、離職率の低下・定着率の向上が見込めます。人材不足を課題とする日本において、企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

人員数・人件費の過不足を正確にマネジメントできる

人材ポートフォリオを分析することで、人材の過不足を把握することができ、必要に応じて異動させたり中途採用や研修を行ったりと適切な対策が可能です。

さらに、人材ポートフォリオでは、単に人員数の過不足だけでなく、どこにどのタイプの人材が余っているのか・不足しているのかまで把握できます。部署やプロジェクトごとに足りない人材を必要な数だけ補充すればよいので、無駄な人件費が生まれません。

より正確な人事マネジメントにより、採用活動や教育制度、人事評価制度の課題や改善点も見えてくるでしょう。

【5ステップ】人材ポートフォリオの作り方

それでは実際にどのように人事ポートフォリオを作成するのか5つのステップに分けて解説します。

①自社の方向性を明確にする
②自社に必要な人材のタイプを分類する
③社内の人材を定義したタイプに当てはめる
④各タイプの過不足をチェックする
⑤偏りの解消手段を検討する

各社、抱えている課題や従業員の傾向は異なります。他社のポートフォリオや解決手段は参考程度に留め、自社に合わせた対策を講じることを意識しましょう。

①自社の方向性を明確にする

最初に、人事ポートフォリオを作成する目的から人事マネジメントの方向性を明確にしましょう。

人事マネジメントとは、経営目標の達成のために、人材を効率的に活用する仕組みや手段を指します。経営目標が各社異なるため、経営の方向性にマッチした自社ならではのマネジメントが求められます。

企業の進みたい方向と人事マネジメントの方向性がズレていれば、組織が同じ目標に向かって業務に取り組むことができません。自社の経営に合った施策や手法を選択するためにも、現状を分析して企業戦略や経営方針と照らし合わせながら人的課題を洗い出し、何を軸に人事マネジメントを進めるのか明確にしましょう。　　

②自社に必要な人材のタイプを分類する

続いて、自社に必要な人材のタイプをはっきりと定義し、既存の人材を分類しましょう。縦軸・横軸を設定し、人材を4つのタイプに分けると人材の分布を把握しやすくなります。

ここでは、人材を分類するときのモデルを3つ紹介します。

「個人・組織」「創造・運用」の2軸

「個人・組織」「創造・運用」の2軸で分ける場合、人材は「オペレーション人材」「マネジメント人材」「クリエイティブ人材」「エキスパート人材」の4つに分類できます。

• オペレーション人材：既存の枠組みのなかで、日常業務を安定的かつ確実に遂行する人材
• マネジメント人材：人材管理・教育など経営や組織運営に携わり、幹部候補となる人材
• クリエイティブ人材：創造性や専門性、感性を発揮する人材
• エキスパート人材：ハイレベルで熟練した専門性を発揮する人材

いずれも組織の目標達成や業績アップには欠かせない人材です。しかし、必要とされる人数や評価の方向性、採用基準、向いている雇用形態、育成方法などは異なります。もちろん、業界や企業規模、事業内容によっても変わってきます。

「人材価値高・人材価値低」「人材特異性高・人材特異性低」の2軸

「人材価値高・人材価値低」「人材特異性高・人材特異性低」の2軸で分ける場合、人材は「コミットメント型」「市場型」「協働型」「服従型」の4つに分類できます。

• コミットメント型：長期雇用を前提に新卒・若い人材を組織内部で育成する人材
• 市場型：中途採用など組織外部（労働市場）からの調達が向いている人材
• 協働型：必要なときに専門家など外部と提携してスキルや知識を頼ることになる人材
• 服従型：代行サービスなどアウトソースの活用が向いている人材

これは人材ポートフォリオのなかでも「人的資源アーキテクチャ」と呼ばれる理論です。

人材価値は、組織におけるポジションの重要性を指します。外注できない業務に携わるポジションであれば、人材価値は高く、代替可能なポジションであれば人的価値は低くなります。一方、人的特異性は、人的の希少性を指し、労働市場における採用のしやすさです。人的価値が高ければ、それだけ希少性も高く、採用しにくいことを意味します。

「定型・非定型」「専門性高・専門性低」の2軸

「定型・非定型」「専門性高・専門性低」の2軸で分ける場合、人材は「専門性の低い定型業務に従事する人材」「専門性の高い定型業務に従事する人材」「専門性の低い非定型の業務に従事する人材」「専門性の高い非定型の業務に従事する人材」に分けられます。

• 日常業務のうちノンコア業務を担当する人材
• 日常業務のうちコア業務を担当する人材
• 単発的な業務を補助的な立場で担当する人材
• 専門性を活かせる業務を中心に担当する人材

最初に紹介した、「個人・組織」「創造・運用」の2軸の分類に似ていますが、ここでは日常的に業務があるのか単発的に業務があるのかが重視されており、採用する人材をどのように調達するのかの判断材料にできます。

③社内の人材を定義したタイプに当てはめる

続いて社内の人材が、4つのタイプのどこに当てはまるのかを確認します。ここでポイントとなるのが、経営者や管理者の主観的な判断ではなく、従業員1人ひとりに適正検査を行い、客観的なデータをもとにして分類を決める必要がある、という点です。

適性検査には、能力・性格を検査できる「SPI3」や、個人分析特性と能力を検査できる「Cubic」、潜在的な能力・特徴・性格を数値化する「eF-1G」、能力・性格・行動の特徴を測る「内田クレペリン検査」などがあります。それぞれ活用に向いている対象者や収集できるデータが異なるため、使用するシーンや欲しい情報に合わせて選びましょう。

④各タイプの過不足をチェックする

社内の従業員を、タイプごとに分類したら、本来必要な人数や構成と比較し、人材の過不足がないかを確認します。理想とされる人数・構成とのギャップが可視化できれば、適切な対策を講じることが可能です。

ただし、企業の経営方針や人事マネジメントの方向性によって、各タイプに必要な人材の数は異なります。例えば、一般的にはマネジメント人材よりもオペレーション人材のほうがより多くの人数を必要とします。同じ企業でも、部門・部署によって理想の構成比は異なるため、企業を小さな組織に分けて過不足を確認しましょう

⑤偏りの解消手段を検討する

最後に、それぞれのタイプで理想の人数・構成になるよう、人材の偏りの解消方法を検討します。

人材が余っている・不足している場合の偏りの解消手段には、基本的に「採用」「育成」「配置転換」「退出/解雇」のいずれかしかありません。採用では、正規社員の新卒採用・中途採用のほか、アルバイトや契約社員、派遣社員などの非正規雇用者を活用します。育成では、教育・研修だけでなく、目標管理や人事評価制度の見直しも含まれます。配置転換では、部署異動・出向・転勤などを検討します。

退出・解雇では、早期退職の募集や役職定年制度の導入のほか、解雇が含まれます。ただし、解雇については、日本の法律上厳しく制限されているため、経営が悪化した場合の整理解雇であっても実施のハードルは非常に高く、社内の人的課題の解決という理由では認められないのが基本です。

そのため、まずは適材適所の人員配置を考えましょう。今現在、活躍していないように見える従業員であっても、適性のあるポジションに異動すれば、期待以上の働きをしてくれるかもしれません。

人材ポートフォリオのソリューション事例

人的課題の解消手段について、もう少し具体的にみていきましょう。

【課題】マネジメント人材が不足している

【解消手段】

• マネジメント人材の業務の拡大や再分配を行う
• 人事評価や昇進の基準策定や見直しを行う
• 社内の適性のある人材をマネジメント人材に育てる
• 中途採用でマネジメント人材を採用する

【課題】マネジメント人材の人数は足りているが、平均年齢が高い

【解消手段】

• 社内の適性のある若手をマネジメント人材に育てる
• 早期退職の募集や役職定年制度の導入で、若いマネジメント人材にポジションを空ける
• 適性のある人材を新卒・中途採用で採用する

【課題】人材育成担当者が多忙で手が回らない、人材育成をする人材が足りない

【解消手段】

• 育成担当者の業務の縮小や再分配を行う
• 育成担当者の育成能力や指導意欲を把握し、担当の変更や研修を行う
• 無理のないよう育成計画を見直す
• 人事評価基準を見直し、育成担当者や対象者の成長意欲を促進する
• ヒューマンスキルやビジネスマナーなど基本的な研修は外部サービスを利用する

人材ポートフォリオ作成と運用時の注意点

人材ポートフォリオはただ作成すれば、人的課題を解決できるというわけではありません。最後は、人材ポートフォリオを作成し、運用に活かすための注意事項を確認します。

• 企業規模にかかわらず作成による成果は得られる
• 作成にはコスト・労力がかかることを前提とする
• 個人の特性・能力は客観的な指標を用いて把握する
• 同時にパフォーマンスマネジメントを実施する
• タイプ別の分類によって従業員の優劣を付けない
• 雇用形態を問わず全従業員を対象にする
• 従業員自身が希望するキャリアパスを考慮する

人材ポートフォリオを作成することで、無駄なコストがかかったり、従業員からの不満につながったりして、人的課題が解決できるどころか逆効果になるリスクもあることを理解しておかなければなりません。

企業規模にかかわらず作成による成果は得られる

人材ポートフォリオは、従業員を多く抱える大企業向けの手法だと勘違いされることがままあります。しかし、人的資源が限られる中小企業も、人的課題の解決には人材ポートフォリオの作成が効果的です。

人材ポートフォリオを作成すれば、予算や人的資本が限られる中小企業でも、適切な人員配置や採用が可能になり、業績の向上や経営目標の達成につながります。これ以上、採用やアウトソーシングをするのは難しいという場合でも、実は既存の従業員の教育や異動で解決できるかもしれません。

作成にはコスト・労力がかかることを前提とする

人的ポートフォリオの作成には、時間的・金銭的コストと大きな労力がかかることを理解し、進めることが重要です。

組織の分析では、適正検査やヒアリングの実施、従業員への共有・同意の獲得など、通常業務の時間を削らなければならず、全社的な協力が欠かせません。また、一度に分類できる人材のタイプはそう多くないため、多角的な分類も必要となります。

さらに、人材ポートフォリオは一度作成したら終わりではなく、動的に管理しなければ、ビジネス環境や社会的ニーズ、人的課題解決によるタイプ構成比の変化に対応できません。コストや労力がかかっても、変化に応じて人材ポートフォリオを最適化し、都度課題に取り組むことが重要なのです。

個人の特性・能力は客観的な指標を用いて把握する

先述のとおり、従業員の適性は客観的な指標を用いることが重要であり、科学的に分類することで人材ポートフォリオを正しく活かせます。

客観的な指標とは、とくに数値化できる定量的なデータを指します。数値化できない定性データや評価は、人事評価者やポートフォリオ作成者、経営者などの主観が入りやすく、見る人によっても評価が変わる可能性があります。そこで、人的ポートフォリオの作成においては、定量データを主に用いて人材を分類しましょう。

数字をみれば、分析される側の従業員からの理解も得やすくなります。誰が見ても分析結果の受け取り方は変わらないので、教育や研修、人事評価制度の策定にも用いることができます。もちろん、人事評価制度の一部には定性的な評価を含めても構いませんが、組織の構成や人材の分類を分析するときは、客観的な定量データを用いましょう。

同時にパフォーマンスマネジメントを実施する

人材ポートフォリオを作成するにあたっては、並行してパフォーマンスマネジメントを行いましょう。パフォーマンスマネジメントとは、従業員1人ひとりの個性に応じてモチベーションを引き出しつつ、行動の変化につながるフィードバックを行うことで、パフォーマンスアップを目指すマネジメント手法です。

人材ポートフォリオ作成のための分析では、従業員の特性や能力などの適性を細かく、正確に把握できます。このデータを利用すれば、従業員全員がそれぞれ成果を出せるマネジメントが可能となります。

また、人的課題の解決に向けて採用や教育、人員配置を行っても、実際に適性を発揮して成果を出してもらうためには、追加の教育や管理者の支援が欠かせません。長期的な視点を持って、組織・従業員の分析から実際に成果につながるサポートまでを仕組み化することが重要です。

タイプ別の分類によって従業員の優劣を付けない

人材ポートフォリオによる従業員のタイプの分類においてよくある失敗が、タイプごとに優劣をつけることです。

人材ポートフォリオの作成は、組織の人材構成や従業員個人の適性を把握するための手法であり、従業員を順位付けしたり、一部の従業員を優遇したりするためのものではありません。最初に説明したとおり、社内の人的資本について課題や理想との乖離を可視化することで、効果的な採用活動や人員配置、人材育成、人事評価など中長期的な人事マネジメントを目指すためのものです。

どの従業員も必要だからこそ雇われ、働いています。ここで従業員に優劣を付けてしまえば、パフォーマンスまで下がりかねません。特定の従業員を優遇しないようフラットな視点を持つよう配慮しましょう。

雇用形態を問わず全従業員を対象にする

分析する従業員は、雇用形態を問わず、全員を対象にすることが重要です。正規雇用者だけ、管理者だけなど対象者を絞り込んでしまうと、データが足りず現状を正しく把握できません。結果的に、課題の原因を見誤り、課題解決に向けた施策も意味がなくなるばかりか、マイナス効果を生む危険も考えられます。

全従業員を対象にすれば、雇用形態を問わず適材適所に人員を配置できるだけでなく、必要であれば非正規雇用者を活用したり正規雇用で雇用し直したりとより幅広い対策を講じることができます。外部人材を活用している場合も含め、対象外の人材が出ないことが成功の鍵です。

従業員自身が希望するキャリアパスを考慮する

従業員の適性や管理側の意向と合わないからと、本人が望むキャリアパスを勝手に描き換えたり、無視したりするのはNGです。

人材ポートフォリオは、単に企業側の都合の良い問題解決手段ではなく、個々の人材にフォーカスすることで、パフォーマンスアップを図るためのものです。いうなれば、人材ポートフォリオの主人公は、従業員1人ひとりということになります。

本人の希望とは異なる異動や担当業務の変更は、モチベーションが低下するだけでなく、離職の原因になりかねません。また、頻繁な人材の入れ替わりは、採用コストも教育コストもかかるうえ、業務の熟練度も上がらないため、組織的なパフォーマンスアップは難しくなります。従業員の適性と希望の両方を考慮して、キャリア実現のサポートを行いましょう。

人材ポートフォリオで人材の強化を！

本記事は、人材ポートフォリオの作成について詳しく解説しました。人材ポートフォリオを作成することで、人事マネジメントの最適化はもちろん、従業員個人と組織的なパフォーマンスアップや企業価値の向上が期待できます。

ただし、人材ポートフォリオは単に作成すれば効果が上がるというわけではなく、従業員1人ひとりの能力開発やキャリア支援も欠かせません。今回お伝えした人材ポートフォリオの作り方や作成時の注意点を参考に、より効果的な人事マネジメントをご検討ください。