少しの工夫でできる社内が活性化するオフィス環境作り

社内を活性化させ、社内によい影響を与えていくためには、コミュニケーションが図れる施策を打つ必要があります。ですが、「同じ会社なのにあの部署の仕事がわからない」「現場と事務方が相容れない」という企業も少なくありません。社内のコミュニケーション不足は多くの企業が抱える問題なのです。
そこで実践したい施策が『オフィスでの一工夫』です。オフィス内での社内コミュニケーションを活性化させるためには『クリエイティブオフィス』が有効といわれています。社員が日々利用するオフィスだからこそ、その効果にも期待ができます。

偶発的出会いを生む『マグネットスペース』

まず、どんな企業でも実践できる方法が『マグネットスペース』の活用です。マグネットスペースはコピー機やゴミ箱、文具類など全員が共通利用する備品を一箇所に集約して、いろいろな部署のワーカーをそこに集めてしまうことをいいます。そこで生まれるのは偶発的な出会いです。ゴミを捨てるとき、プリンターの出力を待つとき…。もし顔見知りの社員がいれば、会話が交わされるでしょう。接点のない部署のワーカー同士をつなぐためには、マグネットスペースへ掲示物を設置することも効果的です。お知らせや社内報を掲示しておき、だれもが目にする状況をつくりましょう。そうなれば、それを話のネタにした会話が広がりますし、さらに知り合いの輪が広がるかもしれません。

一箇所に共用の機材が置かれることは一見非合理的に思えますが、わざわざ不便な状態をつくることで執務室の中を『巡回』させるのです。移動するだけでも誰かと交わる可能性があり、会話が行われる可能性を提供できます。

便利な『ちょいミーティングスペース』

近年のオフィスでは、窓側や廊下に机やイスを設置して、ミーティングスペースとして活用している例が見受けられます。これも社内活性化に効果を発揮します。従来は打ち合わせというと会議室で行われるのが常でしたが、会議室が埋まっていればせっかくの交流の機会を逃してしまいます。
もし、ちょっとした打ち合わせスペースがいくつか用意されていれば、打ち合わせしたいタイミングですぐに顔を合わせることができ、かしこまらないカジュアルな雰囲気で話し合うことができます。アイディアを無駄なく生かすことにもつながり、社内のナレッジ共有にも役立ちます。
さらに進んだオフィスでは、ちょいミーティングスペースのほかに壁面にホワイトボードが設置されていたり、至る所にモニターが配置されているケースもあります。

リフレッシュルームも有効活用しよう

休息の重要性が認知された昨今では、ランチスペースをかねたリフレッシュルームが設けられているオフィスも少なくありません。しかし、あまり利用されていないという例もあるようです。理由の一つに「仕事をさぼっていると思われたくない」あるいは「仕事をさぼっていると思われているのでは？」などがあげられます。リフレッシュなのだから構わないように思いますが、まだまだ利用しづらいようです。
そんな場合は、リフレッシュルームを資料室と兼ねる施策を取ることをオススメです。リフレッシュルームにいけば仕事に必要な資料がある、あるいは調べものができるという状況をつくっておくことで、気軽に足が運べるようになります。調べもののついでに少し気分転換したり、リラックスしながら資料をみていれば何か新しいアイディアを生むかもしれません。
また『一人席をつくらない』ことも意識してみてください。複数人で利用するテーブルだけをつくっておけば、ランチタイムにもあらたなコミュニケーションがうまれます。リフレッシュルームの改善だけでも、業績アップやコミュニケーション活性化に影響を与えてくれるでしょう。

キーワードは「見える化」

これまで挙げた施策は、すべてクリエイティブオフィスのためのアイディアです。そして、これらに共通するのが「見える化」です。ちょいミーティングスペース、マグネットスペースなど「見える化」することで、いま社内で何が行われているかがわかりますし、見られている意識がほどよい緊張感をもたらしてくれるでしょう。