ジョブディスクリプションとは？導入のメリット・作成方法を解説！

日本でも近年注目を集めている「ジョブディスクリプション」の採用を検討している企業もあるのではないでしょうか。

今回は、ジョブディスクリプションとは？という基本的な内容から、注目されている背景、導入のメリット・デメリット、導入時の注意事項までまとめて解説します。ジョブディスクリプションの作成例もあるので、ぜひ参考にしてください。

ジョブディスクリプションとは？

「ジョブディスクリプション」とは、職務内容や求められる経験・スキル、ポジション、責任などの詳細をまとめた文書です。各職務の内容や範囲が明確になるため、採用から日々の業務、人事評価まで広く活用されます。

職務記述書と訳される一方、日本ではあまり使用されてきませんでした。そのため、多くの企業では、ジョブディスクリプションに相当する文書がありません。欧米の企業では一般的に採用されてきましたが、近年日本企業でも取り入れるところが増えてきました。

まずは、ジョブディスクリプションがどのような文書なのか、詳しく紹介します。

ジョブディスクリプションの記載事項

ジョブディスクリプションに記載される代表的な項目を見てみましょう。

・職種、ポジション
・職務概要
・職務内容
・達成すべき目標、成果
・責任、権限の範囲
・求められる経験、スキル、資格
・評価基準、評価方法
・雇用形態
・給与、待遇、福利厚生
・勤務地
・勤務時間、休日、休暇

特に、職務内容については、従業員がそれぞれ何をどこまで担当するか、具体的な内容を記載していきます。従業員はジョブディスクリプションに記載された仕事を行うため、すべての仕事について内容・範囲を記載する必要があります。

日本でジョブディスクリプションが使われてこなかった理由

これまで日本ではジョブディスクリプションが活用されてこなかったことについては、既にふれました。日本でジョブディスクリプションが普及しなかった要因として挙げられるのが、日本の雇用形態は職務内容や範囲・勤務地などを決めずに会社に合う人材を雇用する「メンバーシップ型雇用」だったという点です。

メンバーシップ型雇用では、採用時にジョブディスクリプションで記載するような規定がないことから、企業が従業員に部署や職務内容・範囲の変更、転勤、残業などを指示することができます。一方で、欧米企業でよく見られる雇用形態である「ジョブ型雇用」では、企業が提示する職務内容・範囲やその他条件に合う人材が採用されます。ジョブ型雇用において、企業が募集時にジョブディスクリプションを提示し、企業・従業員が記載内容に合意したうえ契約が結ばれます。

従来の日本企業では、ジョブディスクリプションを作成する必要がなかったのです。

日本企業でジョブディスクリプションの導入が増加している背景

それでは、なぜ日本企業でジョブディスクリプションの導入が増加傾向にあるのでしょうか。

近年は企業活動において、国際的な競争力が重視される機会が増え、グローバル人材の採用が盛んになっています。外国人人材を獲得するためには、ジョブディスクリプションに基づく人材マネジメントが必要となり、採用する企業が増えています。

さらに、同じ職務内容や責任である従業員に対して、年齢や雇用形態によって待遇や賃金に差をつけてはならないとする「同一労働同一賃金」が義務化されたことも関係しています。職務内容・範囲や責任が明確に言語化されるジョブディスクリプションを導入することで、同一労働同一賃金が導入しやすくなります。

ジョブディスクリプションを利用するメリット・デメリット

世界的な流れのなか、日本企業でも導入が始まったジョブディスクリプションですが、企業が導入するメリットは多々あり、得られるベネフィットも充分なものでしょう。ただし、デメリットもあることから、計画的に導入し、上手に運用していく必要もあります。

メリット①職務内容・給与体系が分かりやすくなる

ジョブディスクリプションを導入することで、企業にとっても従業員にとっても、職務内容・給与体系が非常に分かりやすくなります。

ジョブディスクリプションを使うジョブ型雇用では、職務内容や範囲に応じた待遇や給与体系が設定されます。そのため、どのような仕事をすればどれだけ賃金が得られるのか、ジョブディスクリプションにすべて記載されるのです。各従業員に割り振る仕事量のバラツキをなくし、ジョブディスクリプションに基づく賃金の支払いができるようになるでしょう。

メリット②客観的で公平な人事評価ができる

ジョブディスクリプションがあることで、公正公平な人事評価をスムーズに行うこともできます。

ジョブディスクリプションには、職務内容や範囲だけでなく、求められる成果や達成すべき目標も明記されます。そのため、人事評価ではディスクリプションの記載内容と現状を比較することで、誰が評価しても客観的な基準を基に判断を下すことができます。評価基準が分かりやすいことから、従業員も納得しやすく、企業・従業員双方にメリットがあるといえるでしょう。

メリット③スペシャリスト人材を採用・育成しやすい

専門的知識やスキルを持ったスペシャリスト人材を採用したり、育成したりするときにもジョブディスクリプションが役立ちます。

ジョブ型雇用は、仕事に対してマッチする人材を採用するという雇用形態です。仕事内容や必要とする経験やスキルを限定して採用活動を進められることから、企業が求める専門性の高い人材が集まることが期待されます。既存の従業員に対しても、経験やスキルに合う仕事を限定して割り振ることができるため、専門性に磨きをかけることもできます。

メリット④適材適所で人事配置できる

ジョブディスクリプションによって求める経験・スキルを満たす人材のみが採用されます。採用時には既に、対象の人材にマッチするポジションを提示することができ、適材適所の人事配置も期待できます。

求職者側も、ジョブディスクリプションの記載内容に合意したうえで応募、選考を希望します。与えられるポジションに納得しやすく、採用後のミスマッチを防ぐという効果もあります。

メリット⑤個人・組織の業績アップ

事業継続に欠かせない仕事のすべてを適正な従業員に任せられるため、従業員個人としても組織としても高い生産性が期待でき、業績もアップしやすくなります。

なかには、ジョブディスクリプションで求める経験やスキルを完璧に満たす人材を採用できないこともあります。この場合でも、仕事で必要な経験・スキルは明確になっていることから、不足部分のみを効果的に教育することができ、さらなる生産性アップにつなげられます。従業員が得意な仕事の割り振りや強みを活かした人事配置ができることから、各々のエンゲージメントを向上させることも可能です。

デメリット①職務内容に柔軟性がなくなる

数々のメリットがある一方、職務内容や範囲や求める成果などを明確にすることで、柔軟性が失われるというデメリットがあります。

ジョブディスクリプションがあることで、「ジョブディスクリプションに記載してあることがすべて」「ジョブディスクリプションに記載されていないことは自分の担当ではない」という意識が生まれやすくなります。似た仕事内容を持つ従業員同士で、仕事を押し付け合うという事態も。また、企業戦略や経済動向による仕事内容や範囲の変更を即座に反映させにくくなることもあるため、柔軟に仕事ができるよう表現には注意が必要です。

デメリット②ジェネラリスト人材を採用・育成しにくい

企業には、高い専門性を持つスペシャリストが重宝される一方で、幅広い業務をこなすジェネラリストが必要なシーンもあります。ジョブディスクリプションを用いた採用では、職務内容や範囲を限定するため、ジェネラリストの採用・雇用には向かない側面も持っています。

人事評価制度や研修もジョブディスクリプションに沿って行われることで、ジェネラリストは評価されにくく、求職者としても応募しづらくなってしまいます。ジェネラリストが必要となる職務の場合には、ジェネラリスト向けのジョブディスクリプションを作成する必要があるといえるでしょう。

ジョブディスクリプションの具体的な作り方＆テンプレート

続いては、実際にジョブディスクリプションを導入時にどのようにジョブディスクリプションを作成するのか確認しておきましょう。

Step1.しっかりヒアリングして幅広い意見を確認する

ジョブディスクリプションの作成で特に重要となるのが、現場が求める人物像や経営層が求める人物像など幅広くヒアリングすることです。ジョブディスクリプションの作成では、この情報収集が非常に重要となります。ジョブディスクリプションの記載内容と実際の仕事に差異が出ないよう、必ず徹底したヒアリングを実施しましょう。

Step2.ヒアリング内容を基に業務内容を精査する

集めた情報を基に部署ごとの業務内容を精査、さらに各従業員に割り振る職務を細かく決めていきます。職務内容や範囲を決めたら、求める経験やスキル、達成すべき目標、責任、給与・待遇などを細かく決めていきましょう。このときも、現場の視点や管理者側の視点など複数の視点から見て適切であるか、現実に則しているかを確認しながら進めてください。

Step3.A4用紙1枚に収まる程度に要点を絞ってまとめる

ジョブディスクリプションは、長々と大量の情報を詰め込むものではありません。A4の紙に収まる程度になるよう、要点を絞った内容に落とし込みましょう。ただし、客観的で公平な人事評価や、求める人材の応募を確実に行うためには、簡潔でも具体的な内容が求められます。

ジョブディスクリプションのテンプレート＆記載例

ジョブディスクリプションの決まったフォーマットはありませんが、下記のように作成しておくとよいでしょう。

ジョブディスクリプション作成時の注意事項

最後は、ジョブディスクリプションの導入を成功させるために、押さえておきたい注意事項について確認しておきましょう。

職務内容を網羅させる

ジョブディスクリプションでは、割り振られる職務を網羅しておく必要があります。ジョブディスクリプションに記載された職務に漏れがあると、採用前後で職務内容や範囲に差異が出ることとなり、生産性の低下や離職につながる可能性があります。

また、ジョブディスクリプションで担当する可能性のある職務をすべて記載しておくことで、仕事内容にある程度の柔軟性を持たせることもできます。

ジョブディクリプションと実際の職務内容を一致させる

作成したジョブディスクリプションと実際の職務内容や求めるスキルに乖離があると、採用・人員配置が適切に行われず、現場で必要な人材の不足が起きてしまいます。さらに、職務内容や採用条件が大きく異なれば、ミスマッチが起きてしまい、従業員の離職につながってしまいます。

万が一不当な待遇や評価を受けたと訴えられても、ジョブディスクリプションに記載されている内容を基に人事評価を行ったと分かれば、自社を訴訟リスクから守ることができます。常に現状に即したジョブディスクリプションの作成・活用を意識しましょう。

テンプレートは自社用にカスタマイズする

ジョブディスクリプションの無料フォーマットが数多く配布されていますが、ネット上にあるものをそのまま使用するのはおすすめできません。ジョブディスクリプションは、採用から日々の業務、人事評価まで人材マネジメントには欠かせないツールとなるため、形だけ存在してもあまり意味はないのです。

特に職務内容や範囲、求めるスキルなどは、企業によって異なるため、各ポジションの責任や権限の範囲まで、自社に合う項目・内容をしっかり精査しましょう。

定期的に見直して更新する

ジョブディスクリプションは一度作成したら終わり、というものではありません。経営戦略や業務内容の変更があった場合は、その都度内容を変更して再作成が必要となります。また、ジョブディスクリプション導入当初は、大きな変更がなくても、現状とジョブディスクリプションの内容に差異がある可能性もあります。

定期的に内容を見直して、職務内容や給与、評価基準が適性になるよう内容を更新していきましょう。人事担当者だけでなく、経営層や現場管理職など複数人の目を通し、現状に則しているかを確認してください。

ジョブディスクリプションを活用して幅広い人材を確保しよう

ジョブディスクリプションを使ったジョブ型雇用にはメリットが大きい一方、注意点も存在します。マイナスな効果を最小限に抑えられるよう、導入のデメリットや作成時の注意事項を充分に把握したうえで導入・運用を進めましょう。特に、実際の職務内容や評価基準、待遇とジョブディスクリプションの内容が乖離しているとトラブルの元になるため、テンプレートを自社用にカスタマイズしながら上手に活用してください。