今こそWeb会議を導入するチャンス！5つのメリットとは？

これまでWeb会議は参加者が遠方にいて、どうしても参加できないときの代替案として利用されてきました。しかし新型コロナウイルスの影響により、多くの企業が3密を避けるためにWeb会議の導入を検討しています。
会議はみんなが一堂に会してこそ意味があると考える方も少なくありませんが、Web会議のメリットについて理解すると導入する価値があると思えるでしょう。では現在急速に広まっているWeb会議のメリットや注意点について見ていきましょう。

Web会議を導入するメリット

Web会議の大きなメリットとして挙げられるのが時間調整のしやすさです。通常の会議ではすべての参加者が1つの部屋に集まらなければなりませんが、Web会議であれば参加者がどこにいても、インターネット環境さえ整っていれば参加が可能です。
自宅にいても会議の時間は静かな部屋にこもって参加できます。どこかに行く必要もないので、時間や移動費用の節約になるでしょう。遠方にいる参加者にわざわざ来てもらう必要もありません。Web会議に必要な物はインターネット環境と使用するアプリケーションだけという手軽さも、多くの企業が導入しやすいポイントとなっています。

さらにWeb会議はテレビ会議と異なり、モニターや専用回線を必要としません。社員各自が持っているパソコン、タブレット端末、スマートフォンで利用可能なのも魅力的な点です。低コストで運用でき予算をそれほど使わないという点も、多くの企業が導入に踏み切るきっかけです。

また、会議のための資料を作成しなくてもよいという点もメリットとして挙げられます。通常の会議では会議に参加する人数分の資料を印刷・配布しなければなりませんでした。しかしWeb会議であれば各自にPDFなどの形式で資料を配布し、画面共有を使って最新の資料を提示できます。

映像や音声などの資料も共有可能で、置忘れによる情報流出の危険性もありません。実際にWeb会議をすると、通常の会議よりも効率的に議事を進められると気づいた人もいます。Web会議では雑談が入りにくいため、会議全体の時間も短くできるのです。

Web会議を導入する際の注意点

企業にとっても社員にとってもメリットの非常に多いWeb会議ですが、導入に際してはいくつかの注意点もあります。
まずはセキュリティの問題です。テレワークの導入を同時に検討している企業であれば、なおのことセキュリティ対策には力を注ぐべきでしょう。企業には顧客情報などの機密情報がたくさんあります。情報漏洩を防ぐためにも、社外からWeb会議に参加する社員に対しては、ウイルス対策ソフトの導入を依頼する必要があるかもしれません。

さらに公共の場でWeb会議に参加する場合には、のぞき見のリスクに備えるなど徹底したセキュリティ対策が必要です。場合によってはのぞき見防止シートやポケットWi-Fiなどを購入しなければならないかもしれません。

さらにWeb会議の導入は企業側が率先して行わなければなりません。インターネット回線を持たない社員はそれほど多くありませんが、Web会議に必要な端末やカメラなどは社員に貸与する必要が生じることもあります。Web会議に慣れていない社員のために環境を整備してあげることも企業の務めといえるでしょう。

Web会議を有効活用するポイント

ではWeb会議を実際に導入して、どのように有効活用できるのでしょうか。
まず重要なのは、会議の目的を明確にするという点です。Web会議は通常の会議よりも視界が狭くなり、積極性がなくなりがちです。そのため参加者全員がどんなことが議題になっているのか、それに対する自分の意見は何かをしっかり持って会議に臨む必要があります。
ただWeb会議を開くのを目的にするのではなく、絶対に話し合わなければならないときにWeb会議を利用するのが有効活用するポイントです。
続いて司会者とタイムキーパーを決めます。司会者がいるとその人を中心に議事が進行していきます。タイムキーパーは議題ごとに時間を計測し、司会者に知らせます。そうするとダラダラと会議が長引かず、タイムスケジュールどおりに議事を進められるでしょう。

さらに全員に意見を求めることもWeb会議でのディスカッションを活性化させる秘訣です。ずっと黙っている参加者がいる場合には司会者が指名して意見を述べてもらえるでしょう。

そしてWeb会議の進行中は議事録を作り、すべての参加者が閲覧できるようにします。今何が決まっていて、これから何を決めなければならないのかをリアルタイムで知れれば、達成感を得ること、自分の意見をしっかりとまとめることにつながります。

Web会議の早期導入で時代を先取りしよう

新型コロナウイルスの感染拡大が深刻化した際であっても、Web会議を実際に導入している企業は多数派ではありませんでした。しかし、KDDI株式会社をはじめ、大企業が新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言解除後もテレワークを継続することを発表しており、他の企業であってもWeb会議を採用することが予想されます。このような場合、Web会議を導入していない企業が取り残されてしまう恐れがあります。
社員の働き方が多様化する中、Web会議は企業が時代に合わせ、時代を先取りするのに必要なツールとなりつつあります。ぜひWeb会議を早期に導入して、より先進的な企業として評価されるようになりたいものです。