1on1ミーティングとは?具体的な実施方法と成功させるポイントを解説!

1on1ミーティングとは?具体的な実施方法と成功させるポイントを解説!

組織力アップの手段として「1on1ミーティング」が注目されています。あまり耳馴染みのない言葉ですが、アメリカでは文化として根付くほどメジャーなものです。

今回は、日本企業でもぜひ取り入れたい、1on1ミーティングについて紹介します。実施目的や実施時の注意点、具体的な導入の流れをみていきましょう。

1on1ミーティングとは?

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1on1ミーティングとは、上司1人と部下1人が1対1で行う対話です。1対1と聞くと、面談をイメージする人も多いでしょう。しかし、1on1ミーティングは、話し合いによる人材育成の一手段です。短いサイクルで、継続的に行うことが大きな特徴。1回の話し合いは30分程度と短いもので問題はなく、定常性をもたせることがポイントとなります。

アメリカでは多くの企業で文化として根付いてきましたが、日本ではあまり利用されてきませんでしたが、ヤフー株式会社が取り入れたことで注目が集まりました。人を育てることで、組織の生産性向上や業務改善にも繋がると期待されています。

1on1ミーティングの目的

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それでは、なぜ1on1ミーティングが企業の人材育成において、重視されているのでしょうか。1対1ミーティングは、部下を評価したり、個人の目標や成果を確認したりする面談ではありません。

本章では、1on1ミーティングの目的についてみていきましょう。

部下の成長の促進

1on1ミーティングは、上司が部下の悩みを聞き、現状を理解することで部下の能力を促進するために行います。部下の悩みに対する解決の糸口を見つけたりアドバイスしたりすることで、経験学習サイクル、つまり経験をノウハウに変えて成長を促すことができるのです。部下を管理するという時間ではなく、部下を理解し、寄り添う時間であるという認識が重要となります。

部下の能力の発見

部下自身が気づいていない才能を発見することも、1on1ミーティングの目的の1つです。業務や職場に慣れないうちは、自分の得意分野に自分自身で気づかないことがよくあります。1on1ミーティングを通して、上司が部下をよく理解すれば、才能に気づきやすい環境を整備したり研修を用意したりすることもできるでしょう。部下の才能を見つけて指導するというよりは、部下自身に自分の才能を発見させる・本当の自分を気づかせることが重要です。

部下のモチベーションアップ

1on1ミーティングでは、部下の悩みに寄り添います。仕事に対して意欲や熱意を失っていても、話し合いを通して原因を特定し、悩みを解決することができれば、モチベーションアップが期待できます。モチベーションを下げている原因が、労働環境や人事評価、業務内容であれば、普段の業務フローや方法を見直すきっかけになるでしょう。モチベーションアップが図れれば、スムーズな業務の遂行や生産性の向上などが期待できます。

上司と部下の信頼関係の構築

上司と部下の間に、信頼関係を築くことも1on1ミーティングの目的です。円滑に業務を遂行するためには、上司も部下もお互いを信頼し合って、それぞれ自分の仕事に専念しなければなりません。しかし、上下関係にあることから、部下は本心を上司に語りにくく、上司の指示の意図を理解できないこともよくあります。1on1ミーティングは、プライベートから仕事の話まで幅広い話題について話します。上司と部下の距離を縮め、部下に信頼される上司であることを部下に知ってもらうためにも、有益な時間なのです。

部下のキャリア支援

部下のキャリアサポートにおいても、1on1ミーティングは大切な役割を担っています。部下の悩みを解決し、才能を伸ばし、モチベーションアップを図れれば、部下自身が自分のキャリアパスについて考えやすくなります。明確なキャリアパスが描けていない場合は、1on1ミーティングで得意なことや価値観から、目標となるキャリアを考えるきっかけ作りを支援しましょう。あくまでもキャリアを描くときのサポートなので、部下が自発的にキャリアを考えるよう話を進める必要があります。

1on1ミーティングが必要とされている背景

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それでは、長く日本で浸透してこなかった1on1ミーティングが、なぜ近年注目を集めるようになったのでしょうか。

ここでは、1on1ミーティングが注目されている理由を2つ紹介します。

VUCA時代と呼ばれる予測不可能な時代へ突入している

現代社会は、VUCA時代と呼ばれる混沌とした世の中だといわれています。VUCAとは、アメリカの軍事用語で、環境や市場に不確実な変化が起こり、予測が難しい状態を指す言葉です。下記の単語の頭文字から来ています。

  • Volatility(変動性・不安定さ)
  • Uncertainty(不確実性・不確定さ)
  • Complexity(複雑性)
  • Ambiguity(曖昧性・不明確さ)

未来を予測することが難しいなか、企業は変化する環境に対応しなければなりません。優秀な上司であっても、ビジネスにおける正解を導き出すことが難しい状況となっています。そのようななか、デジタルネイティブ世代の部下の情報収集力や、変化する環境の変化を感じ取る力がビジネスに役立つことが多くあります。若い世代の部下と上司が密にコミュニケーションを取ることが、企業や組織に求められる時代となっているのです。

労働人口の減少と価値観の変化が加速している

1on1ミーティングが求められる背景には、労働人口の減少や価値観の変化など、現代特有の社会問題も関係しています。

現在、日本は超高齢化社会に突入しており、労働人口は年々減少、企業が優秀な人材を確保することが難しくなっています。さらに、多様な働き方やワークライフバランスが重視されるようになり、せっかく確保した優秀な人材もマッチしないとわかれば、離職・転職することが一般的となりました。

企業の人材確保が課題となるなか、1on1ミーティングで部下1人ひとりに寄り添いながら悩みや不安を解決し、キャリアをサポートすることは、組織に貴重な人材を留めおくことにつながるとされています。

1on1ミーティングで確認したい4項目

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続いては、1on1ミーティングを実施するときに、部下に確認したい4つの項目についてみてみましょう。

  • 仕事・職場について
  • 今後のキャリアについて
  • プライベートについて
  • 心身の健康について

1on1ミーティングは上司から部下に対する一方的な指示や面談ではありません。部下の置かれている状況や悩みに応じて、上司が必要なテーマや質問を上手く組み合わせる必要があります。

仕事・職場について

まず聞いておきたいのは、仕事や職場についてです。部下が携わっているプロジェクトや業務に関して、問題や悩みがないかヒアリングしてください。1on1ミーティングでは、解決策を考えるところまで寄り添い、話し合いをしましょう。

そのほか、上司の知らないところで、職場内でトラブルが発生していることもあります。部下を通じて職場や業務における問題を把握し、早めに対応策を講じましょう。

今後のキャリアについて

部下自身が、今後のキャリアをどう考えているのかについても、しっかりヒアリングし、目標や目標を達成するためのプロセスを聞き取ります。

キャリアについては、短期的な目標よりも、中長期的なビジョンを中心にヒアリングしましょう。ビジョンが明確になっていない場合は、目標設定のサポートも行います。目標が決まったら、短期的な目標や習得を目指すべきスキルなど、どのようにキャリアを実現するのか考えていきましょう。目標を明確にしてキャリアを叶える方法を考えることで、モチベーションアップにもつながります。

プライベートについて

1on1ミーティングでは、プライベートについても踏み込んで話をします。仕事と関係ない趣味の話や好きな話題でカジュアルに会話を進めることで、上司が部下をより深く理解することができます。フランクな対話のなかでこそ、部下の才能や魅力に気づくこともあります。このとき、上司側も自分の話をすることで、部下との信頼関係を築きやすくなります。

部下と信頼関係を築ければ、人に相談しにくいプライベートの悩みやトラブルも相談されるようになるでしょう。プライベートでの不安やストレスがなくなれば、ワーク・エンゲージメントを向上させることも可能です。

心身の健康について

部下の身体的・精神的な健康の確認も必要です。現在、過労によって心身を壊して、離職を余儀なくされるケースが多く見受けられます。部下が働けなくなる前に、ストレス原因と健康への影響を把握し、解決を図りましょう。

多様な働き方が普及した今、企業が経営戦略として積極的に従業員の健康増進を進める健康経営が注目されています。部下の健康を維持することで、組織の活性化させ、結果的に業績や株価アップが期待できるとされています。

1on1ミーティングを実施する上司が身に付けるべきスキル

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1on1ミーティング成功の可否は、上司の力量で大きく変わります。実施にあたっては、上司側には下記のような技術を身に付けてもらうようにしましょう。

・アクティブリスニング
あいづちを打ったり、相手の言葉を繰り返したりして、話の深掘りを促す。

・レコグニション
無条件で相手を肯定したり、相手の存在を認めたりと、相手を受け入れる。

・コーチング
相手のコミュニケーションタイプに合わせて、本人が答えや次の行動を見つけたりするための気づきをサポートする。

・ティーチング
知識やスキルを教える。

・フィードバック
問題点や基準との差について客観的に伝え、良かった点や改善策を伝える。

成功すれば人材育成に効果的な1on1ミーティングですが、単に時間を設ければ良いというものではありません。実施だけ決めて後は現場任せにするのはNG。まずは1on1ミーティングの目的や進め方について、経営陣や管理者に理解してもらうことが重要です。管理者・マネージャー向けの研修を実施し、上司側の教育から始めましょう。

失敗しやすいって本当?1on1ミーティングの課題

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時代の流れのなか求められるようになった1on1ミーティングですが、実施時には課題・デメリットも存在します。適切に実施できないと、信頼関係が築けず時間が無駄になったり、部下の成長につながらなかったり、逆効果になることもあるため実施時には注意が必要です。

上司・部下の心理的な負担になることがある

1on1ミーティングでは、通常の上司と部下の関係では話しにくい、プライベートや仕事の悩みに踏み込んで聞くことになります。上手にコミュニケーションがとれないと、上司・部下が1on1ミーティングを嫌いになったり必要性を感じなくなったりと、心理的な負担になることがあります。1on1ミーティングを成功させるためには、上司の1on1ミーティングへの理解度や上司の持つスキルに高めることが必要です。

上司と部下の認識にズレが生じることがある

上司と部下の間に1on1ミーティングに対する認識の齟齬がある場合も、1on1ミーティングが上手くいきません。1on1ミーティングは、上司が部下についてをヒアリングし、人材を育てる機会です。しかし、事前の説明が不十分だったり、意味のない雑談になってしまったりすれば、成果を出すことができません。部下からの信頼を得たり、悩みを相談してもらったりするためには、1on1ミーティングの目的や必要性について、上司はもちろん部下側にも十分に理解してもらう必要があります。

上司と部下の関係が悪化することがある

1on1ミーティングは、上司と部下の関係をより良いものにする効果が期待できる一方で、悪化させる要因になることがあります。ミーティング中に上司が一方的なアドバイスを押し付けたり、部下の話や意見を聞き入れなかったりするなど、上司の聞き方や会話の内容、ミーティング中の雰囲気に問題があると、部下が上司に対してマイナスの感情を抱いてしまいます。上司次第で、部下と信頼関係を築き、成長させられるのか、1on1ミーティングを成功させられるのかが決まるのです。

意味のない時間を消費するだけになることがある

1on1ミーティングが単なる雑談で終わったり、愚痴を聞くだけの時間で終わったりすることもよくあります。部下との信頼関係を築き、成長をサポートするうえで、雑談や不満をヒアリングすることは重要ですが、解決に至らなければ1on1ミーティングの目的は達成されません。1on1ミーティングの目的が人材育成や生産性向上であることを念頭に、1回1回の話し合いを有意義な時間とできるよう、事前準備をしてから望みましょう。

1on1ミーティングの実施方法と実施のポイント

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それでは、失敗せず1on1ミーティングを適切に実施するにはどうすればよいのでしょうか。

  1. 部下について理解を深める
  2. 1on1ミーティングの実施目的を部下に伝える
  3. ミーティングの日時を設定する
  4. 質問する項目や話す内容を決める
  5. ミーティングを実施し内容を記録する
  6. ミーティングを振り返る
  7. 定期的に1on1ミーティングを実施する

各ステップと、それぞれの注意点や成功につなげるポイントをみていきましょう。

1.部下について理解を深める

先述の通り、1on1ミーティングで成果を出すためには事前準備が必要です。まずは、1on1ミーティングで有益な話ができるよう、部下についての情報を収集し、理解を深めておきましょう。部下の業務内容や目標、普段の仕事ぶりから、「どのくらい仕事を抱えているのか」「ポジティブに業務に当たれているか」「どのような意見や発言をしているのか」を確認します。

2.1on1ミーティングの実施目的を部下に伝える

続いて、部下に1on1ミーティングの実施を伝えます。単に1on1ミーティングをすることを伝えるのではなく、なぜ・何のために・どのような効果を期待して実施するのか丁寧な説明が必要です。

この時点で「面倒な仕事が増えた」「忙しいのに無駄な時間だ」とネガティブな印象を与えてしまっては、1on1ミーティングを実施しても部下の自発的な相談や、問題の解決には至りません。1on1ミーティングは、部下の成長をサポートする時間であることを伝え、中長期視点での意義を理解してもらいましょう。

3.ミーティングの日時を設定する

1on1ミーティングの実施と実施目的の周知が終わったら、実際に日時を設定していきます。設定方法は、上司から指定しても、部下に選択してもらっても構いません。上司・部下の双方の通常業務の負担にならないよう、柔軟に日時を変更できるようルールを設けましょう。

ただし、1on1ミーティングの優先順位を下げすぎると、1on1ミーティングを設定しない部下が出てきたり、実施しても雑談で終わったりするなど、意味のない時間となってしまいます。上司にも部下にも1on1ミーティングの目的を認識してもらい、互いに妥協していい加減に終わらせてしまわないよう人事部から働きかけるようにしましょう。

4.質問する項目や話す内容を決める

1on1ミーティングにあたっては、上司も部下もどのようなテーマを取り上げるのかあらかじめ決めておきましょう。「話すことがない」とならないよう、その時々の状況に合うテーマを選択します。

上司側はアイスブレイクから入り、部下の話を聞いて必要な行動を促し、次に部下が求めるサポートや解決策を検討、クロージングというプロセスも決めておきましょう。部下によって主体性の有無が変わってくるため、個人に合わせた対応を考える必要があります。

5.ミーティングを実施し内容を記録する

1on1ミーティングを実施するときは、部下の話を遮らずに、しっかり最後まで聞くことに努めましょう。1on1ミーティングはあくまでも部下のための時間です。上司が部下の意見や不満を先読みしてアドバイスをするのはNGです。部下に寄り添うことを忘れず、部下の話を聞くことに徹してください。

ミーティングの内容については、詳細を忘れないよう記録を付けましょう。部下が勇気を出して質問したり相談したりしたことを次回の1on1ミーティングで上司が忘れてしまっていれば、部下からの信頼を失ってしまいます。部下と上司の間に認識のズレが生じないよう、2人で内容を確認しながら記録を残してください。

6.ミーティングを振り返る

1on1ミーティングが終わったら、その都度ミーティングについて振り返る時間を持ちましょう。聞ききれなかったことや、信頼関係が不十分だからこそ聞けなかったこと、聞き方が上手くいかなかったことなどをまとめ、次に活かします。

また、定常的にミーティングを行っていると、部下からは「話すことが何もない」と答えられるケースがよくあります。そのため、今回のミーティング後の変化や改善の有無、目標の達成度など次のミーティングで確認する内容についてもまとめておくとよいでしょう。上司任せにせず、1on1ミーティングが有益な時間となるよう、人事部がサポートすることも大切です。

7.定期的に1on1ミーティングを実施する

1on1ミーティングは、最終的に生産性や業績アップが期待されるものの、すぐに成果が出るものではありません。目に見えた成果がでなくても、必ず1週間~1ヶ月に1回は定期的に継続して実施するようにしましょう。1on1ミーティングを通して信頼感が上がれば、いつものコミュニケーションが増え、より円滑に仕事を進めることができるようになります。部下が上司に気軽に声をかけられるようになれば、トラブルが起こっても相談しやすく、組織としても適切な対応を取りやすくなることでしょう。

1on1ミーティングを成功させる質問例

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最後は、1on1ミーティングの時間を効果的に使うために役立つ、質問例をいくつかご紹介します。1on1ミーティングで成果を出すためには、部下から上手く話を引き出すことが重要です。どう質問すればいいのかわからないときに、参考にしてください。

最近あった嬉しいこと・幸せなことは?

「最近あった嬉しいこと・幸せなこと」を聞くことで、部下がどのようなことに対して喜びを感じるのか知ることができます。部下の性格や好みを知っておけば、会話が弾み、部下との距離が近づきます。仕事のことでもプライベートのことでも構わないので、「何があったのか」「なぜ嬉しいのか・幸せなのか」「どんなときに特にに幸せを感じるのか」など、より詳細に価値観を掘り下げてみましょう。

最近、何か困っていることは?

「今困っていること」を聞くことで、部下の現状や心身の健康状態を知ることができます。現時点では緊急性がない問題も、将来的に大きくなる可能性もあるため、負担が大きくなる前にサポートしてあげましょう。この質問でも、「何に困っているのか」「なぜ困っているのか」「困っている以外に怒りや自己嫌悪などマイナスな感情を抱いていないか」など、掘り下げて部下の状況を把握していきます。

必要であれば、業務フローや方法を見直したり、人事異動を検討したり組織として解決を図りましょう。メンタルヘルスに影響が出ているようであれば、産業医やカウンセラーと連携して心の健康を保つ必要があります。

最近あった失敗・成功は?そこから得たものは?

「最近あった失敗・成功は?そこから得たもの」を問う質問では、部下自身に自分の成長や、得意分野・苦手分野を知ってもらうことにつながります。成功・失敗ではなく、「何を考えてどう行動した結果だったのか」「成功から得たもの」「学んだこと」「次のチャレンジにつながるヒント」について、踏み込んで聞き出していきましょう。

仕事におけるやりがいや大切にしているものは?

「仕事におけるやりがいや大切にしているもの」に関する質問では、部下の価値観やモチベーションが上がるきっかけを知ることができます。「将来はどのような仕事に携わりたいのか」「どう活躍したいのか」について掘り下げ、キャリアパスを明確にしていきましょう。あくまでも部下を主体とするミーティングなので、部下自身がどうなりたいかを考えられるよう、部下の意見を尊重した聞き方や雰囲気づくりに注力してください。

1on1ミーティングで組織力を上げよう!

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1on1ミーティングは、適切に実施すれば、上司と部下との連携・信頼をを深めることができるため組織力強化につながります。生産性や業績アップも期待できます。一方で、何となく取り入れただけでは成果につながりにくく、せっかく導入してもいつの間にか実施しなくなっているというケースも見受けられます。

上司と部下が1対1で話し合えばいいのではなく、目的をもって有意義な時間をするために正しい知識や事前準備の時間が必要です。導入に際しては、上司からの理解を得て研修を進め、部下には1on1ミーティングの目的と意義を知ってもらうところから始めましょう。

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