リファレンスチェックとは？実施の方法・タイミング・質問内容・回答例・違法性を徹底解説！

海外では一般的に実施されているリファレンスチェック。昨今、日本企業でも広がりを見せています。ただ、日本での認知度はまだまだ低いです。リファレンスチェックに抵抗や不安のある候補者もいるため、導入したが上手く活用できない、候補者の理解を得られない…と課題を抱える人事担当者も多いのではないでしょうか？

本記事では、リファレンスチェックの理解を深めていただくための情報を集約しています。
リファレンスチェックが必要とされる経緯から、実施の目的、方法、流れ、タイミング、注意点まで候補者の心理も交えて解説し、最後には、質問内容と回答例を紹介しています。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、中途採用において、候補者の現職における勤務状況や人柄を、現職の関係者に問い合わせる選考フローの1つです。現職の関係者とは主に、上司・同僚・部下・取引先の担当者などが対象です。

リファレンスの意味

リファレンスは英語で「Reference」と書き、「参照」「参考」という意味があります。つまり、リファレンスチェックは“現職関係者の話を参考にする”という解釈が最適であり、現職関係者から得た仕事面と人柄の情報を、選考の判断材料とするものです。

前職調査との違い

前職調査とは、職務経歴書の記載内容と事実が合致しているかを“調査”することです。例えば、職務経歴に詐称がないか、金銭トラブルがないか等を調べます。信用に値する人物かどうかを調査することが目的であり、特に警備業界や金融業界といった厳格な業務が必要となる企業の選考フローで実施されている傾向があります。

対してリファレンスチェックは、実績や人柄について第三者の意見を取り入れることが目的です。チェックの「確認」「点検」という意味の通り、リファレンスチェックは“調査”ではなく“確認”です。

つまり、リファレンスチェックは、欠点を探す取り組みではなく、客観的な意見を取り入れて新たな側面からも判断材料を得ようとする取り組みです。その際に、経歴詐称や虚偽申告が分かる場合も当然あるため、前職調査としての要素が全くないわけではありません。ですから、リファレンスチェックは実施のタイミングも重要です。後述の【実施の流れとタイミング】の章にて、詳しく解説します。

リファレンスチェックの必要性

なぜ、リファレンスチェックという選考フローが必要なのでしょうか。これには、企業と候補者の面接に対するスタンスの違いが影響しているのです。

企業側は、入社後の離職防止やエンゲージメント向上のため、候補者を面接でしっかりと見極めてミスマッチを防ぎたいと考えます。一方で、候補者は、この会社で働きたいと思って選考を受けているため、面接では自身のアピールや主観的な発信が多くなるのは仕方のないことでしょう。都合の悪いことも伏せておこうという見せ方になるため、面接だけで候補者の本質を把握することは難しいです。

そこで、客観的な視点からも候補者の特徴を確認できるリファレンスチェックが、重要な役割を果たしているのです。

リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックを実施することで、どのような効果が期待できるでしょうか。
本章では、リファレンスチェックを実施する目的とメリットについて解説します。

◆目的①：実際の働きぶりの確認

実際の働きぶりとは、職務経歴書や面接だけでは分からない仕事への取り組み方のことです。リファレンスチェックを実施することで、候補者の業務遂行能力や得意領域、業務スピード、職場でのコミュニケーションの取り方などの情報を得ることができます。

また、現職での働きぶりを知ることで、自社の求める人物像とのミスマッチを判断しやすくなります。同時に、候補者の適性も見えてきます。リファレンスチェックを実施するなら、自社で活躍できるポジションや業務があるのかを判断するのも重要な指標です。適任ポジションへの誘導で、早期活躍も見込めるでしょう。

◆目的②：面接で把握できた情報の確認

リファレンスチェックは、候補者の申告内容を確認する役割もあります。候補者が職務経歴書に記載した内容と面接で話した内容に嘘偽りがないかの裏付けを取ることが目的です。入社後に申告内容の虚偽が判明しても手遅れですから、採用決定前に確認すべきでしょう。もし、申告内容に誇張や捏造があれば、採用決定前にトラブルを防止できます。

逆に言えば、面接で得た候補者からの情報（職務経歴・実績など）に嘘偽りがないことが分かれば、候補者を信頼し良好な関係を築くことができます。候補者にとっても、自身を信頼してくれる環境に身を置ける良いきっかけになります。

◆目的③：面接で把握できなかった情報の追加

候補者は職務経歴書や面接でわざわざ自分に都合の悪いことを伝えることはありません。悪気はなくても、時間的に伝えきれないこともあるでしょう。そのため、書類選考や面接で得られる情報は限られています。リファレンスチェックは、候補者自身が認知していない長所や短所・性格・気質など、本人から伝えられる以上の情報を得るためにも有効な手段と言えます。

候補者について、客観的な評価を把握できることもリファレンスチェックの大きなメリットです。職務経歴書や面接で得られる情報は、あくまでも主観的な情報です。候補者自身では気付いていない第三者からの評価は重要な判断材料になるでしょう。

客観的評価が、本人から得た情報と合致すれば採用決定の後押しになります。また、第三者の意見は候補者自身が気付いていない魅力をアピールする貴重な機会です。特に言語化することが苦手な候補者は、リファレンスチェックで更に評価が上がることも多くあります。

リファレンスチェックの実施方法

リファレンスチェックには、2つのやり方があります。候補者がリファレンス先を紹介するパターンと企業がリファレンス先を探すパターンです。本章では、この2つのやり方について詳しく解説していきます。

候補者がリファレンス先を紹介する方法

これは候補者が自らリファレンス先を選定し、企業に紹介する方法です。この場合、企業側が候補者にリファレンス対象者を紹介するように案内します。内容の濃いリファレンスチェックにするためにも、リファレンス対象者は2人以上が望ましく、「上司」「同僚」など候補者の働きぶりを把握している人物を紹介してもらいましょう。

企業がリファレンス先を探す方法

続いては、企業が自らリファレンス先を探す方法です。候補者にはリファレンスチェック実施の承諾を伝えるのみで、企業側がリファレンス先の選定から実施まですべて対応します。第三者機関に依頼して探す場合は、選定からリファレンスチェック実施まで一気通貫で行われます。主な第三者機関は、調査会社やリファレンスチェック代行事業体などです。

また、同業界の候補者であれば、企業自身の伝手を利用して探すこともできるでしょう。しかし、リファレンス先候補の企業がリファレンスチェックに理解がなかったり、個人情報の扱いが厳しかったりすると、協力を得られない可能性も考えられます。

実施の流れとタイミング

本章では、実際にリファレンスチェックを実施するときの流れを整理します。人事担当者にとっては、選考スケジュールの管理や候補者への頼み方の参考にしてください。候補者にとっても、転職活動がバレるきっかけになるため、リファレンス対象者への頼み方にも神経を使う重要な局面です。必ず理解しておきましょう。

リファレンスチェックの流れ

①　リファレンスチェック実施の旨を候補者に通知する
勝手にリファレンスチェックを実施すると違法になります。必ず実施する前に候補者に通知しましょう。また、候補者を不快に感じさせないために、実施の趣旨とやり方を丁寧に説明すること、応募のタイミングで選考フローにリファレンスチェックがある旨を通知し、候補者の理解を得ることが大切です。

②　候補者から承諾を得る
また、リファレンスチェック実施には、候補者に承諾が必要です。日本では実施している企業が少なく認知度も低いため、リファレンスチェックの概要や実施目的をまとめた資料を用意しておくと良いでしょう。

③　リファレンスチェックの対象者を探す
候補者の承諾を得たあと、リファレンスチェックの対象者を探します。候補者が探す場合は、誰に頼むか悩むこともあると思います。「リファレンスチェックのタイミング」にて、リファレンス先候補のパターンをいくつか後述していますので、参考にしてください。

④　質問内容の精査・決定／ヒアリング実施
まず、候補者についてヒアリングしたい事項の質問をまとめます。候補者の現職におけるポジションやヒアリング対象者、知りたい内容などによって質問を変えるとより効果的です。

実際の調査は企業の採用担当者または第三者機関が行います。調査形式はメールやアンケート用紙での聞き取り、またはリファレンスレター（推薦状）の利用などが多くなっています。また、電話やビデオ通話で直接ヒアリングを行うこともあります。

リファレンスチェックのタイミング

リファレンスチェック実施のタイミングに決まりはありません。しかし、最終合否の判断材料を得るために最終面接後の“内定直前”に実施することが望ましいでしょう。内定後のリファレンスチェック実施は大きなリスクが伴います。次章の【リファレンスチェックの注意点】にて詳しく説明していますので、併せてご確認ください。

一方で、候補者においてもリファレンスチェック実施のタイミングは非常に重要です。リファレンスチェックを承諾するということは、上司や同僚に転職活動を知られることになります。つまり、退職の意向を明かす重要局面なのです。

最も避けたいのは、リファレンスチェックを受けて現職に転職意向がバレてしまうにも関わらず、応募先企業の結果がリファレンスチェックで不採用になるケースです。

原因として考えられるのは2つあります。1つは、職務経歴書や面接での申告内容に虚偽もしくは大きな乖離があるケース。もう1つは、リファレンス対象者の上司や同僚が、偽りの情報提供やネガティブな印象を与えて転職を阻止しようと考えているケースです。

上記を踏まえると、候補者はリファレンスチェックの依頼先をしっかりと選ぶ必要があります。そこで、候補者の視点に立って、リファレンスチェックに対する心理を考えてみましょう。やはり、内定前の時点で上司にリファレンスチェックを依頼するのは気が引けるでしょう。企業によって異なりますが、上司以外での実施が可能であれば信頼できる同僚にお願いするのが望ましいです。

ただ、上司には頼めないとはいえ、他に頼める人もいないし…という悩みもあり、リファレンス先の選定が限定されてしまうこともよくあります。そこで、リファレンス先として候補となる対象者の例を紹介します。

企業側が指定するリファレンス先の例として、「現職の上司」「現職の同僚」「現職の部下」「前職の上司」「前職の同僚」「前職の部下」「現職の取引先担当者」などが挙げられます。候補者の状況に応じてリファレンス先の対象者も増えてきました。

また、職務経歴書の記載に虚偽はなく、誠意をもって面接に臨んだのであれば、リファレンスチェックで不採用になる可能性は限りなく低いです。堂々と確認してもらいましょう。客観的な評価もアピールできたうえで新天地での活躍が期待されるわけですから、入社後のイメージも共有できます。だからこそ、誰に頼むかが重要になってくるのです。「時間がない」「頼みづらい」という理由で疎放な人選をするのは控えましょう。

最後にリファレンスチェックで不採用にならないために、最初から誠意も持って転職活動を行い、入社後も気持ちよく働けるように努めましょう。人事担当者も、候補者心理を理解した上で趣旨や目的を伝え、柔軟な対応を心がけてください。

リファレンスチェックの注意点

本章では、リファレンスチェックを実施するときの注意点をご紹介します。リファレンスチェックは、企業にとって候補者を知る良い機会になる一方で、ルールを守らなければトラブルの原因になります。リファレンスチェックを実施するに当たり、必ず知っておくべき内容です。

候補者の承諾を得ずに実施するのは違法

リファレンスチェックは必ず候補者の承諾を得てから実施しなければなりません。もし、勝手にリファレンスチェックを実施した場合、「個人情報の保護に関する法律」（以降、個人情報保護法）に抵触し、違法行為となります。

そもそもリファレンスチェックによって得られる情報は、個人情報保護法でいう「個人データ」に当たります。個人情報保護法23条1項柱書では、個人データを第三者に提供する場合、本人の同意を必要としており、プライバシーを守るために情報の提供が制限されています。最悪の場合、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課される可能性があります。また、責任を追及され、損害賠償請求を受けたり、企業として社会的信用を失ったりするおそれもあります。

候補者・リファレンス先企業から拒否されることも想定する

リファレンスチェックを依頼した際に、候補者やリファレンス先の企業から拒否されることもあります。ただし、リファレンスチェックを拒否されたからといって、簡単に不採用にすることはできません。

候補者にリファレンスチェックを拒否される理由としては、申告内容に虚偽がある可能性が挙げられます。一方、やむを得ない理由でリファレンスチェックを断る場合もあります。例えば、「在職中の転職活動を内密にしている」「現職で不当な扱いを受けている」「個人情報保護の観点から情報を提供したくない」「ヒアリング対象者に回答する時間がない」などの理由で拒否されるケースです。

リファレンスチェックが拒否された場合、まずは理由を詳細に確認しましょう。本人に責任がない場合や、やむを得ない理由がある場合は、別の選考方法を検討します。拒否された理由によっては、Web上でアンケートを回答できるようにしてヒアリング対象者の負担を減らしたり、別のヒアリング対象者を探したりと、リファレンス対象者の状況に応じたやり方で依頼するのもよいでしょう。

内定後のリファレンスチェック実施はリスクが大きい

リファレンスチェックの結果を受けて、企業が採用を見送ることもあるでしょう。ただし、内定を既に出している場合、合理的な理由がない限り内定取り消しはできません。内定を通知した時点で、法的効力のある労働契約が成立します。そのため、労働契約法や労働基準法などの規制が適用され、客観的に合理的な理由があると認められない限り、内定取り消しは違法な解雇と判断されます。

つまり、リファレンスチェックは合否の判断材料として活用されるべきであり、内定後にリファレンスチェックを実施すべきではありません。リファレンスチェックは必ず内定前に実施することをおすすめします。

また、リファレンスチェックで得られる情報は、あくまでも判断材料の1つです。リファレンスチェックで得た内容だけを鵜呑みにしないよう、選考そのものは総合的に判断するようにしましょう。

リファレンスチェックの質問内容と回答例

突然リファレンスチェックを頼まれた方は、何を聞かれるのか不安に思っているでしょう。本章では、リファレンスチェックの質問内容と回答例を紹介します。

人事担当者は、どんな質問内容でヒアリングすれば有力な判断材料が得られるかの確認にご活用ください。リファレンスを受ける方は、あらかじめ聞かれそうな内容を理解して回答の準備としてご活用ください。

★経歴や実績について

質問1：候補者の勤務期間は、◯年◯月～◯年◯月までで間違いありませんか？
【回答例】はい、間違いありません。

質問2：業務内容や役職は、◯◯◯で間違いありませんか？
【回答例】はい、間違いありません。

質問3：最も貢献した実績やプロジェクトを教えてください。
【回答例】部長職に就任後、部下3人の昇格人事に貢献しました。

質問4：まとめていたチームの人数を教えてください。
【回答例】直近は部長職として、20名の部署をまとめていました。

質問5：マネジメントスタイルはどのようなタイプでしたか？
【回答例】得意領域を伸ばすマネジメントが特徴です。部下との会話の時間を大切にすることで報連相の抜け漏れを減らし、案件の進捗管理も緻密に実施していた印象です。真面目な性格と明るい性格の持ち主で、部下も話しやすそうでした。

★勤務状況・人柄・対人関係について

質問6：一言で言うなら、どのような人物でしたか？
【回答例】一言でいうなら、聡明な人ですね。何事もロジカルに考えて実行に移せる人物でした。時にユニークな一面も見せてくれます。

質問7：候補者とはどのような関係でしたか？
【回答例】私と候補者は現職の同僚です。今は別の部署ですが、2年前までは同じ部署で勤務していました。

質問8：周囲とはうまくコミュニケーションを取れていましたか？
【回答例】コミュニケーションは良好に取れる方です。社内だけではなく、顧客からも信頼される存在でした。

質問9：ハラスメントや人間関係のトラブルはありませんでしたか？
【回答例】部長として、部署の目標達成のために全力で部下と向き合っていましたが、ハラスメントに該当するような言動は見たことがありません。上司と部下ともに、人間関係のトラブルもありませんでした。

質問10：遅刻や欠勤の頻度はどの程度でしたか？
【回答例】遅刻や欠勤はありません。真面目に仕事をする姿が印象的です。

質問11：チーム内での報連相はできていましたか？
【回答例】できていました。自身の報連相ももちろん、部署をマネジメントする立場になってからは、部下の報連相も徹底しているなと感心していました。

質問12：言動の根拠が分からないと感じたことはありますか？
【回答例】一度もありません。

質問13：チーム内で気が合うタイプや苦手そうなタイプの人はいましたか？
【回答例】好き嫌いで人と接し方を変えるタイプではありませんでしたが、客観的な視点から物事を見られる人物とは話が弾んでいましたね。興味深く聞き入っていた様子を見たことがあります。逆に計画的に行動しない人と接するときは関わりづらそうにしていたと記憶しています。

質問14：今後、改善すべき点はあると思いますか？
【回答例】強いて挙げるなら、優柔不断なところでしょうか。ロジカルに考え、他人の意見にもしっかりと耳を傾けるので、決定事項はしっかりと考えるタイプです。時に重要な決断を長引かせてしまうので、決裁権者として素早い判断もできるようになると更に優秀なマネージャーになると思います。

質問15：また一緒に働きたいですか？また、その理由はなぜですか？
【回答例】働きたいですね。緻密に設計された計画に基づいて業務を遂行するので、一緒に働いていてやりやすかったですし、何よりも楽しく仕事ができる良い仲間でした。ただ、今回は新たな環境でのチャレンジを私も応援しています。

★職務能力について

質問16：長所と短所を教えてください。
【回答例】長所は、準備力です。何事も準備を怠らず、突発的な事象にも慌てることなく対応する力を持っています。短所は、神経質なところですね。もう少し大胆に物事を進める力があるともっと良いと思います。

質問17：普段から論理的思考はできていましたか？
【回答例】はい、できていました。

質問18：部下の教育時のコーチング力はどうでしたか？
【回答例】とても丁寧で、高いコーチング力があると思います。自分のやり方を押し付ける訳でもなく、個人の得意なスキルを正確に見極めて、部下それぞれに合った教育を徹底していた印象です。

質問19：仕事の効率は良かったですか？無駄がありましたか？
【回答例】業務としては、無駄なく、常に効率化を意識した働き方をしていました。

質問20：問題が発生したときの報告や対応はスムーズでしたか？
【回答例】迅速かつ丁寧な対応が印象的です。これも長所である準備力に起因していることでしょう。

質問21：問題が発生したときに課題解決能力はありましたか？
【回答例】課題解決能力には長けた人物だと思います。仕事では冷静沈着かつロジカルに課題を解決に導いています。

質問22：チームワークを保つ協調性はありましたか？
【回答例】はい、ありました。チームプレーを重んじて仕事をする方です。

質問23：チームと個人、どちらで働くほうが向いていると思いますか？
【回答例】どちらにも対応できるスキルを持っていますが、チームで働くほうが向いていると思います。

質問24：マネジメントの能力は高いと思いますか？
【回答例】はい、非常に高いと思います。部下には、得手不得手を理解して仕事を任せていました。得意を伸ばすだけではなく、苦手な分野を克服できるようなサポート体制の構築にも率先して取り組んでいて、部下も働きやすかったのだと思います。何よりも、部署の目標達成にむけて組織的に活動できる熱い思いを持っているリーダーです！

まとめ

リファレンスチェックは計画的に正しい方法で実施しましょう。リファレンスチェックを活用できれば、書類選考や面接だけでは分からない候補者の情報を得ることができ、採用の質が向上します。また、入社後のミスマッチを防ぎ、候補者に本来のパフォーマンスを発揮できる環境を提供することが可能です。

ただし、リファレンスチェックで扱う情報はデリケートなものも含まれます。法律に違反したり、候補者やリファレンス先企業の信用を損なったりしないよう、正しい知識とやり方で実施しましょう。

「採用」とは、内定がゴールではありません。入社後に活躍してもらうために採用活動があります。リファレンスチェックを実施することにより、更なる事業拡大の後押しを、新たなキャリアの出発を、お互いに推進できると良いですね。